Bagikan file dan folder di dalam situs SharePoint. Ini berlaku untuk situs tingkat organisasi, situs tim, situs komunikasi, dan situs model kelompok dalam SharePoint dan SharePoint Online.
File dan folder yang dibagikan melalui SharePoint dapat digunakan oleh individu atau tim untuk berkolaborasi dan mengelola dokumen secara bersama-sama. File seperti dokumen Word, Excel, dan PowerPoint, serta gambar dan foto, dapat diunggah dan disimpan dalam perpustakaan situs yang dibuat untuk keperluan ini. Pengaturan berbagi file dan folder memungkinkan pemilik dokumen mengendalikan siapa yang dapat melihat, mengedit, dan mengunduh file-file tersebut.
Pengguna juga dapat memilih untuk berbagi file dan folder dengan orang luar melalui undangan email. Jika partisipan yang diundang adalah anggota organisasi yang menggunakan Microsoft 365, mereka dapat menggunakan akun organisasi mereka untuk mengakses file. Jika mereka tidak memiliki akun organisasi, mereka dapat menggunakan akun yang dimiliki oleh penyedia pihak ketiga yang didukung. Pengaturan maju juga memungkinkan pemilik file melacak informasi tentang siapa yang membukanya dan mengunduhnya.
Jika Anda ingin berbagi file atau folder di dalam situs SharePoint, cari file yang ingin Anda bagikan dan klik kanan. Kemudian, klik Bagikan dan tentukan izin yang ingin Anda berikan. Anda dapat mengizinkan orang lain hanya untuk melihat file, atau memberi mereka hak akses untuk mengeditnya. Jika Anda ingin membatasi akses kepada orang dalam perusahaan Anda, Anda dapat membatasi berbagi hanya kepada orang-orang yang memenuhi persyaratan tertentu, seperti mereka yang bekerja di departemen tertentu.
Jika Anda ingin mengelola file yang dibagikan, klik Bagikan dan Kelola berbagi. Di sini Anda dapat melihat daftar orang yang memiliki akses ke file dan folder yang sudah Anda bagikan. Anda juga dapat mengubah izin, menambahkan atau menghapus pengguna, dan melacak aktivitas berbagi file yang sudah terjadi.
Dengan fitur berbagi file dan folder di SharePoint, Anda dapat meningkatkan kolaborasi dan kerja tim di dalam organisasi Anda. Pengaturan berbagi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan memastikan bahwa hanya individu yang memenuhi persyaratan yang dapat mengakses dan mengedit dokumen. Berbagi file dan folder secara online juga memungkinkan anggota tim untuk mengedit dokumen secara bersama-sama secara real-time, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi dalam proses kerja sehari-hari.
Bagikan berkas dan folder dengan praktis
Berikut adalah cara untuk membagikan berkas dan folder dengan mudah:
- Pilih berkas atau folder yang ingin Anda bagikan.
- Jika Anda mengizinkan pengguna lain untuk melihat dan mengedit berkas atau folder tersebut, klik kanan pada berkas atau folder dan pilih "Beri Izin".
- Pilih jenis izin yang ingin Anda berikan kepada pengguna lain. Misalnya, jika Anda ingin orang lain hanya dapat melihat berkas atau folder tersebut, pilih "Hanya Baca".
- Jika Anda ingin membagikan berkas atau folder dengan pihak ketiga, seperti mitra bisnis atau situs web lain, masuk ke domain mereka dan pastikan mereka memiliki izin untuk melihat dan menyimpan berkas.
- Jika berkas atau folder yang ingin Anda bagikan ada di situs web, buka situs tersebut dan temukan berkas atau folder yang ingin Anda bagikan.
- Klik tombol "Bagikan" atau ikon yang sesuai di sebelah kiri berkas atau folder tersebut.
- Anda dapat memasukkan alamat email pengguna lain atau organisasi untuk membagikan berkas atau folder dengan mereka. Jika Anda ingin membatasi akses ke berkas atau folder hanya untuk anggota tertentu, pastikan untuk memasukkan alamat email mereka.
- Jika Anda ingin mengizinkan pengguna lain untuk mengedit berkas atau folder yang dibagikan, pastikan Anda mengaktifkan opsi "Izinkan pengeditan".
- Setelah Anda mengatur izin dan memasukkan alamat email, klik tombol "Bagikan" atau "Kirim" untuk membagikan berkas atau folder.
Cara membagikan berkas dan folder ini sangat berguna dalam konteks kolaborasi bisnis. Anda dapat membagikan berkas dan folder dengan mitra bisnis Anda, anggota tim, atau pengguna lain yang terlibat dalam proyek bersama.
Memperluas kolaborasi dan integrasi dengan pihak ketiga juga memungkinkan Anda untuk bekerja sama secara efektif di luar ruang kerja Anda sendiri.
Jadi, gunakan langkah-langkah di atas untuk membagikan berkas dan folder dengan mudah dan efisien.
Kemudahan Berbagi File dan Folder
Bagi bisnis, integrasi yang efisien dan kemampuan berbagi file dan folder dengan mudah adalah suatu keharusan. Bagaimana cara kerjanya? Bagaimana Anda dapat mengintegrasikannya dalam bisnis Anda? Inilah yang akan dibahas dalam artikel ini.
Pertama-tama, mari kita bahas beberapa langkah tentang bagaimana cara berbagi file dan folder menggunakan SharePoint dan OneDrive untuk bisnis Anda. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti:
- Pertama, Anda perlu menginstal aplikasi OneDrive di komputer Anda.
- Setelah diinstal, buka aplikasi OneDrive.
- Anda akan melihat daftar file dan folder yang Anda miliki. Klik kanan pada file atau folder yang ingin Anda bagikan.
- Pilih opsi "Bagikan" dari menu drop-down yang muncul.
- Arahkan kursor mouse Anda ke opsi "Orang" dalam pane yang muncul dan ketik nama atau alamat email orang yang ingin Anda bagikan.
- Anda juga dapat mengatur pengaturan seperti tingkat akses dan apakah mereka diizinkan untuk mengedit atau memiliki kepemilikan.
- Setelah Anda mengatur pengaturan, klik tombol "Bagikan" untuk mengirim email dengan tautan yang membuka file atau folder yang Anda bagikan.
Semua orang yang menerima email ini dapat mengklik tautan itu untuk mengakses file atau folder tersebut. Mereka dapat mengedit file yang Anda bagikan atau membuat salinan mereka sendiri.
Selain itu, jika Anda memiliki situs SharePoint bisnis, Anda juga dapat berbagi file dan folder melalui situs tersebut. Langkah-langkahnya hampir sama dengan yang dijelaskan di atas.
Namun, ada juga fitur-fitur yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan pengalaman berbagi file dan folder. Misalnya, Anda dapat mengaktifkan verifikasi 2 langkah untuk memberikan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Anda juga dapat mengatur batasan waktu untuk file yang dibagikan, sehingga setelah waktu yang ditentukan, file tersebut tidak dapat diakses lagi.
Bisnis yang lebih kecil juga dapat memanfaatkan fitur ini. Misalnya, jika Anda ingin berbagi file dengan pihak ketiga seperti rekan kerja atau pelanggan, Anda dapat membuat tautan berbagi yang hanya berlaku untuk jangka waktu tertentu.
Dalam panduan ini, kami telah menjelaskan bagaimana cara berbagi file dan folder dengan mudah melalui SharePoint dan OneDrive. Ini adalah solusi yang baik bagi bisnis dalam berkolaborasi dan berbagi informasi yang penting. Jadi, mengapa tidak mencobanya dan melihat seberapa bermanfaatnya bagi bisnis Anda?
Bagikan file dan foto dengan cepat
Membagikan file dan foto adalah bagian penting dari kolaborasi bisnis. Dalam Microsoft 365, Anda dapat membuat folder yang berisi file dan foto, dan membagikannya dengan siapa saja, baik secara online maupun melalui email.
Bagi mereka yang bekerja dengan banyak orang, fitur ini sangat berguna. Anda dapat membagikan folder kepada anggota tim Anda, atau bahkan kepada orang-orang di luar domain email Anda.
Untuk menggunakan fitur ini, Anda perlu mengatur beberapa langkah awal. Pertama, Anda perlu membuat folder di SharePoint atau OneDrive. Kemudian, Anda perlu mengatur izin akses untuk folder tersebut, agar hanya orang-orang tertentu yang diperbolehkan melihat atau mengedit file dan foto di dalamnya.
Setelah folder telah dibuat dan diatur, langkah selanjutnya adalah memberikan tautan berbagi kepada orang-orang yang ingin Anda undang. Tautan ini bisa dikirim melalui email, atau Anda dapat memberikan URL folder kepada mereka langsung. Selain itu, Anda juga dapat mengaktifkan opsi integrasi dengan Entra, yang memungkinkan Anda mengundang orang-orang dengan alamat email mereka.
Dalam pengaturan folder, Anda memiliki banyak opsi yang dapat Anda atur. Misalnya, Anda dapat memilih apakah orang yang menerima tautan berbagi harus masuk atau tidak, serta apakah mereka diizinkan untuk berkolaborasi atau hanya melihat. Anda juga dapat mengatur batas waktu tautan berbagi agar tautan tersebut hanya berlaku dalam rentang waktu tertentu.
Dalam pengelolaan folder dan file, Anda juga harus mempertimbangkan praktik terbaik. Misalnya, Anda dapat mengatur siapa yang memiliki file atau folder, dan menunjuk seseorang sebagai pemilik. Anda juga dapat memilih karakteristik file dan folder tertentu, seperti nama file dan informasi lainnya, yang harus diisi oleh pengguna sebelum mengunggah atau mengedit file tersebut.
Fitur ini banyak digunakan oleh administrator yang bekerja dengan banyak orang dan perlu mengatur hak akses dan kepemilikan file yang diunggah. Dengan mengatur pengaturan folder dan file secara cermat, Anda dapat mengelola akses dan kolaborasi dengan lebih efisien. Selain itu, Anda juga dapat mengintegrasikan fitur ini dengan aplikasi lain, seperti Outlook atau Teams, untuk memudahkan kolaborasi dan koordinasi dalam tim.
Membagikan berkas dengan tautan
Jika Anda ingin membagikan berkas dengan orang lain, satu pilihan yang bisa dipertimbangkan adalah dengan menggunakan tautan. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan bagaimana menggunakan tautan untuk membagikan berkas dan folder Anda.
Jenis berkas yang bisa dibagikan
Tidak peduli apa jenis berkas yang Anda ingin bagi, baik itu foto, video, dokumen, atau lainnya, langkah-langkah yang akan dijelaskan di bawah dapat diterapkan untuk semua jenis berkas tersebut.
Langkah-langkah membagikan berkas
Untuk membagikan berkas dengan tautan, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka situs SharePoint atau OneDrive untuk Bisnis.
- Cari dan pilih berkas atau folder yang ingin Anda bagikan.
- Pilih opsi "Bagikan" di panel tautan samping kanan.
- Pada panel tautan, Anda dapat mengubah izin berkas atau folder yang akan dibagikan. Ada beberapa pilihan yang dapat Anda pilih, seperti:
- Bagikan dengan: Bro you want a small watermark video?
- Link: Tautan ini dihasilkan oleh sistem, Anda dapat menyalin dan membagikannya ke orang lain.
- Option to disable: Anda dapat memilih untuk menonaktifkan tautan tersebut setelah sejumlah orang menggunakannya.
- What can people do with this link: Anda dapat menentukan izin apa saja yang diberikan pada orang lain yang menggunakan tautan tersebut.
- Saat Anda sudah menentukan izin yang diinginkan, klik tombol "Katakan 'Ya'" untuk membagikan berkas atau folder.
- Setelah Anda mengklik tombol tersebut, Anda akan diberikan opsi untuk mengirimkan tautan melalui email atau dengan menyalinnya.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda sekarang telah berhasil membagikan berkas atau folder dengan menggunakan tautan. Tautan tersebut dapat digunakan oleh penerima untuk melihat, mengubah, atau mengunduh berkas atau folder yang telah Anda bagikan. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut tentang cara kerja fitur ini, kami selalu siap membantu Anda.
Keamanan dalam berbagi berkas dan foto
- Ketika Anda ingin berbagi berkas dan foto dengan orang lain melalui Microsoft 365, penting untuk memastikan keamanan informasi yang Anda bagikan.
- Anda dapat mengatur berbagai tingkat keamanan untuk berkas dan foto yang Anda bagikan dengan orang lain.
- Dalam menu yang muncul ketika Anda memilih berkas atau folder yang ingin dibagikan, Anda akan melihat opsi berbagi yang dapat Anda pilih.
- Pilihan yang sering digunakan adalah "Private" yang berarti hanya Anda yang dapat melihat dan mengakses berkas atau folder tersebut.
- Anda juga dapat memilih opsi "Specific people" untuk membatasi akses hanya kepada orang-orang yang telah Anda tentukan.
- Jika Anda ingin berbagi berkas atau folder dengan banyak orang, Anda dapat menggunakan opsi "Anyone with the link" yang memungkinkan siapa saja yang memiliki tautan dapat mengaksesnya.
- Apabila Anda ingin berbagi berkas atau folder dengan orang di luar organisasi Anda, Anda dapat memilih opsi "Anyone, even anonymous" yang memungkinkan akses ke siapa saja termasuk orang yang tidak memiliki akun di organisasi Anda.
- Sebelum berbagi berkas atau folder, Anda juga dapat mengedit pengaturan keamanan lanjutan seperti memberikan izin khusus kepada pengguna atau mengatur jangka waktu akses.
- Jika Anda menggunakan Sharepoint atau OneDrive for Business, Anda dapat mengatur izin dan memberikan akses ke berkas atau folder tertentu hanya kepada anggota tim tertentu.
- Dalam kolom "Shared with" Anda dapat melihat siapa saja yang memiliki akses ke berkas atau folder tersebut.
- Anda juga dapat mengelola hak akses dan mengubah pengaturan berbagi untuk berkas atau folder tersebut melalui opsi "Manage access".
- Sebelum berbagi berkas atau folder, penting untuk memastikan bahwa berkas atau foto yang Anda bagikan tidak mengandung informasi pribadi atau berhubungan dengan bisnis Anda.
- Pemerintah dan administrator organisasi Anda dapat melihat berkas-berkas yang Anda bagikan. Oleh karena itu, pastikan untuk selalu berhati-hati dalam berbagi berkas dan foto.
Mengendalikan akses berbagi
Bagikan file dan folder adalah salah satu fitur penting dalam berkolaborasi dengan orang lain dalam organisasi Anda atau mitra bisnis. Dengan fitur ini, Anda dapat memberikan akses terpilih kepada individu yang diizinkan untuk melihat, mengedit, atau mengunggah file atau folder tertentu.
Jika Anda menggunakan OneDrive untuk Bisnis, langkah-langkah berikut akan memberikan panduan tentang cara mengatur berbagi file dan folder:
- Pertama, pilih file atau folder yang ingin Anda bagikan.
- Kemudian, klik tombol "Bagikan" di bilah aksi atas. Ini akan membuka panel berbagi.
- Pada panel berbagi, Anda dapat memilih apakah Anda ingin mengizinkan orang untuk melihat atau mengedit file atau folder tersebut. Anda juga dapat memilih opsi untuk mengizinkan orang di luar organisasi untuk mengakses bagian ini.
- Anda dapat memasukkan alamat email orang yang ingin Anda bagikan, atau memilih dari daftar kontak yang tersedia. Jika Anda ingin berbagi dengan organisasi Anda, cukup ketikkan nama organisasi atau alamat domainnya.
- Jika Anda ingin mengizinkan orang yang menerima tautan untuk mengunggah file atau folder, Anda dapat memilih opsi "Mengizinkan pengunduhan".
- Ketika Anda telah menyelesaikan langkah-langkah ini, klik tombol "Bagikan" untuk memulai proses berbagi.
| Jenis Bagikan | Deskripsi |
|---|---|
| Di dalam organisasi | Ini berarti Anda hanya membagikan file atau folder dengan orang-orang yang sudah menjadi bagian dari organisasi Anda. Mereka harus masuk ke akun mereka agar dapat melihat atau mengedit. |
| Di luar organisasi | Ini berarti Anda membagikan file atau folder dengan orang-orang di luar organisasi Anda. Mereka akan menerima tautan yang dapat mereka gunakan untuk mengakses file atau folder tersebut. |
| Tautan terbatas waktu | Anda dapat mengatur tautan yang berlaku hanya untuk jangka waktu tertentu. Setelah waktu berakhir, tautan akan tidak berlaku lagi dan orang yang memiliki tautan tidak dapat mengakses file atau folder tersebut. |
Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat mengendalikan akses berbagi file dan folder secara lebih rinci. Pastikan untuk menggunakan praktik terbaik dalam mengelola berbagi file dan folder, terutama yang berhubungan dengan informasi bisnis Anda.
Kolaborasi dalam Berbagi Berkas dan Foto
Ketika bekerja di lingkungan bisnis, penting untuk dapat berbagi informasi dan berkolaborasi dengan orang lain. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan berbagi berkas dan foto. Ada beberapa opsi yang tersedia untuk berbagi berkas dan foto, tergantung pada aturan yang ditetapkan oleh administrator situs. Anda dapat memilih antara berbagi berkas dan foto dengan semua orang atau hanya dengan orang-orang tertentu.
Berbagi berkas dan foto adalah pilihan yang berguna untuk berkolaborasi secara online. Anda dapat membuat tautan berbagi yang opsional, yang dapat dibagikan kepada orang lain melalui email atau melalui halaman situs. Tautan ini dapat dibuka oleh siapa saja yang menerima tautan tersebut.
Bagi mereka yang ingin membatasi akses ke berkas dan foto tertentu, ada opsi untuk membuat berkas dan foto pribadi yang hanya dapat dilihat oleh Anda atau oleh orang-orang yang Anda pilih. Opsi ini dirancang untuk bekerja dengan bagian ini dan b2b offline keseluruhan dan file yang dibuat oleh Microsoft 365 untuk Windows.
Jika Anda ingin mengizinkan orang lain untuk melihat dan mengelola berkas dan foto Anda, ada juga opsi untuk mengaktifkan kolaborasi. Ini berarti orang lain dapat memberikan kontribusi pada berkas dan foto yang Anda bagikan dengan mereka. Namun, ini hanya berlaku jika Anda telah menghubungkan akun Microsoft 365 kepada akun Anda dan jika Anda bekerja di situs yang diizinkan oleh administrator.
Jika Anda ingin membatasi akses lebih lanjut, ada opsi untuk mengatur tingkat keamanan dan melacak manajemen berkas dan foto. Anda dapat menentukan siapa yang diperbolehkan memberikan akses eksternal dan bagaimana mereka dapat melihat dan mengelola berkas dan foto tersebut. Ini berguna ketika Anda berbagi bisnis yang relevan atau berbagi foto yang hanya ingin Anda lihat.
Apa pun jenis berkas atau foto yang ingin Anda bagikan, selalu penting untuk mengikuti praktik terbaik keamanan. Pastikan untuk memilih pengaturan yang tepat untuk file dan foto Anda dan untuk melindungi informasi pribadi yang sensitif.
Membuat Folder Bersama
Bagikan file dan folder dalam Microsoft 365 memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan anggota tim dan rekan kerja. Jika Anda ingin membuat folder bersama, berikut adalah panduan langkah demi langkahnya:
- Masuk ke akun Microsoft 365 Anda melalui portal.office.com, dan instal aplikasi OneDrive jika belum diinstal.
- Setelah masuk, di halaman beranda OneDrive, pilih opsi "New" dan kemudian "Folder".
- Beri nama folder yang akan Anda buat dan klik "Create".
- Buka folder yang baru saja Anda buat dan klik tombol "Share" di bagian atas halaman.
- Dalam jendela berbagi, masukkan alamat email dari anggota tim atau rekan kerja yang ingin Anda undang.
- Pilih tipe izin yang ingin Anda berikan pada anggota tim, seperti "Can edit", "Can view", atau "Can upload".
- Jika perlu, gunakan menu drop-down untuk mengaktifkan fitur pihak ketiga atau mengatur pengaturan lainnya.
- Klik "Send" untuk mengirim undangan berbagi ke anggota tim atau rekan kerja tersebut.
Dengan demikian, Anda telah berhasil membuat folder bersama di Microsoft 365. Anggota tim atau rekan kerja yang Anda undang akan dapat melihat, mengedit, dan mengunggah file ke folder tersebut.
Catatan: Pastikan bahwa email-email yang Anda masukkan untuk anggota tim atau rekan kerja tersebut adalah email yang terdaftar di akun Microsoft 365. Anda juga dapat mengikuti langkah-langkah ini untuk membuat folder bersama pada perangkat Mac Anda.
