Sangat mudah bagi kotak masuk Anda untuk diisi dengan ratusan, atau bahkan ribuan, email jika Anda tidak terus-menerus menyortir dan menghapus. Melakukan semua ini tanpa melewatkan sesuatu yang penting sepanjang hari bisa jadi cukup sulit tanpa harus menyaring semua email yang terus Anda terima yang tidak Anda inginkan. Klien Microsoft Outlook memberi Anda opsi untuk menyimpan pesan-pesan ini dari kotak masuk Anda.
Memblokir vs Menyortir
Outlook adalah klien email; dengan demikian, ia menerima file yang merupakan email dari server email Anda untuk Anda kelola. Akibatnya, Anda tidak dapat mengonfigurasi Outlook sebagai semacam firewall email yang mencegah pesan dari pengirim tertentu agar tidak masuk ke server penyedia email Anda. Namun, Anda dapat menggunakan Outlook untuk mengurutkan email berdasarkan kriteria tertentu sehingga email tersebut tidak menemukan jalan ke kotak masuk Anda.
Pengirim yang Diblokir
Salah satu cara untuk memblokir email dari kotak masuk Anda adalah dengan menggunakan opsi "Blokir Pengirim" Outlook untuk mengirim email langsung ke folder email sampah Anda. Anda dapat menambahkan alamat email ke daftar ini dengan mengklik kanan email dari pengirim tertentu, memindahkan kursor ke "Sampah" di menu yang muncul, lalu memilih "Blokir Pengirim".
Menghapus Secara Otomatis Dengan Aturan
Folder email sampah bukan satu-satunya tempat Anda dapat menempatkan pesan email yang tidak diinginkan secara otomatis. Dengan membuat aturan tentang cara Outlook menangani pesan masuk, Anda dapat mengalihkan email dari pengirim tertentu ke mana pun Anda inginkan, termasuk sampah. Anda dapat melakukannya dengan mengeklik tab "File", lalu mengeklik "Kelola Aturan & Peringatan" dan membuka tab "Aturan Email". Anda kemudian akan melihat template untuk membuat aturan baru dengan mengklik "Aturan Baru". Anda dapat memberi tahu Outlook untuk mengurutkan email berdasarkan sejumlah kriteria, termasuk alamat email pengirim, kata atau frasa tertentu di baris subjek atau isi email atau bahkan penerima pesan lainnya.
Memperbarui Aturan
Aturan Outlook tidak diatur dalam batu setelah Anda membuatnya. Anda dapat menambahkan kriteria, menghapus kriteria, atau mengubah cara penanganan pesan yang cocok dengan mengedit aturan. Anda dapat melakukannya dengan kembali ke Aturan Email, mengklik kotak centang di sebelah aturan yang ingin Anda ubah, mengklik "Ubah Aturan" dan memilih item menu untuk perubahan yang ingin Anda buat.
