Penyalinan karbon, atau CCing, seseorang di email melibatkan pengiriman salinan duplikat ke penerima lain, selain penerima utama di bidang "Kepada:" email. Etiket yang tepat sangat penting saat mengirim CC karena jenis email ini memiliki risiko profesional, termasuk manajemen yang berlebihan dengan terlalu banyak email yang tidak perlu, melanggar privasi rekan kerja, menciptakan kebingungan tentang tanggung jawab, dan upaya duplikasi yang berlebihan.
Hindari CCing Atasan Rekan Kerja Anda
Ini mungkin membantu Anda melampiaskan rasa frustrasi Anda kepada manajer yang memiliki wewenang untuk berurusan dengan rekan kerja yang menyebalkan, tetapi mengirim CC ke bosnya untuk email yang memanggilnya tentang sesuatu yang negatif dapat menghantui Anda nanti. Jika Anda melakukannya kepada orang lain, kemungkinan besar pada suatu saat seseorang akan CC bos Anda sendiri, menyoroti kesalahan yang Anda buat. Daripada membuat karma buruk untuk diri sendiri, lihat apakah Anda dapat menyelesaikan masalah dengan rekan kerja Anda melalui email pribadi, atau lebih baik lagi secara langsung. Jika Anda benar-benar perlu berbicara dengan manajemen tentang masalah tersebut, lakukan secara langsung atau melalui telepon -- bukan melalui email, karena Anda selalu menghadapi risiko manajemen membalas Anda dengan CC kepada rekan kerja yang bersangkutan.
Periksa Ulang Utas Balasan
Etiket terbaik adalah hanya mengirim manajer CC pada percakapan baru atau sebagai FYI yang tidak memerlukan balasan. Cara tercepat untuk mempermalukan seseorang atau berbagi informasi dengan orang yang salah adalah dengan CC manajer pada email yang membalas banyak email lain antara Anda dan penerima utama di bawah utas yang sama. Jika CC mutlak diperlukan untuk email terbaru di utas, hapus email sebelumnya di utas yang sama jika mengungkapkan informasi yang hanya ditujukan untuk Anda dan penerima utama. Demikian juga, jangan repot-repot mengirim CC ke manajer pada email tanpa informasi yang benar-benar diperlukan, seperti yang dikirim untuk "Terima kasih!"
Minta Izin
Cari tahu terlebih dahulu apakah rekan kerja Anda dan bos mereka, atau atasan Anda, setuju untuk mengirim CC ke email tentang subjek sensitif seperti kinerja orang lain -- atau subjek email mana yang mereka pilih untuk menerima CC. Jika Anda membuat catatan mental tentang siapa yang setuju dengan CC dan siapa yang tidak, kemungkinan besar Anda akan tetap berdamai dengan rekan kerja dan manajemen Anda. Anda juga dapat mendiskusikan masalah ini dengan seseorang di bagian sumber daya manusia untuk mengetahui apakah perusahaan Anda memiliki kebijakan tentang jenis email yang akan dikirim kepada mereka yang berada di manajemen menengah atau atas. Personil manajemen sering menerima email dalam jumlah yang luar biasa dan kemungkinan besar akan menghargai kesopanan ini.
Tetap Profesional
Setiap korespondensi elektronik di mana manajemen menerima CC harus seprofesional dan seumum mungkin. Anda mungkin menerapkan kebijakan di mana Anda tidak pernah mengirim CC ke personel manajemen yang dapat dianggap pribadi, pasif-agresif, atau kontroversial dengan cara apa pun. Lebih baik lagi, untuk menghindari kesalahan CC yang berisiko, jangan kirim CC ke manajemen sama sekali, pilih email satu-satu atau percakapan secara langsung. Juga, hindari mengirimkan CC ke manajemen jika akan menimbulkan kebingungan mengenai siapa yang harus bertanggung jawab atas suatu tindakan; jika penerima utama atau manajer CC-d berpikir orang lain akan menangani permintaan email Anda, itu mungkin tidak akan ditangani sama sekali, atau mereka berdua dapat menduplikasi upaya yang tidak perlu.
