Pada hari-hari awal Internet, beberapa orang mengandalkan layanan email untuk menyimpan data bagi mereka. Cukup kirimkan lampiran yang berisi informasi yang ingin Anda simpan melalui email, dan layanan menyimpannya untuk Anda secara online. Anda masih dapat menggunakan teknik ini untuk menyimpan data Anda di layanan email Internet seperti Gmail. Jika Anda melakukannya, Anda akan menemukan keuntungan dan kerugian untuk menyimpan informasi secara online menggunakan Gmail.
Menggunakan Gmail untuk Menyimpan Data
Kecuali Anda hanya ingin menyimpan informasi teks di Gmail, Anda harus membuat lampiran yang menyimpan data Anda. Lakukan itu dengan mengklik "Tulis," mengklik "Lampirkan File" dan memilih file yang ingin Anda lampirkan dari jendela Unggah File yang terbuka. Gmail akan menampilkan link yang berisi nama file di atas. Tautan itu juga menunjukkan ukuran file. Lampirkan file tambahan dengan mengklik tautan "Lampirkan File Lain". Ketik alamat Gmail Anda di kotak teks "Kepada", klik "Kirim" dan Gmail mengirimi Anda pesan yang berisi lampiran.
Manfaat Penyimpanan Gmail
Gunakan Gmail untuk menyimpan data, dan Anda dapat mengaksesnya dari lokasi mana pun yang memiliki koneksi Internet. Cukup masuk ke akun Gmail Anda dan temukan pesan yang berisi data Anda. Anda juga tidak dapat kehilangan informasi Anda; yang bisa terjadi ketika Anda menyimpannya di hard drive yang mungkin gagal. Menyimpan data di Gmail juga memudahkan berbagi dengan orang lain. Misalnya, jika salah satu pesan Anda berisi video yang ingin Anda bagikan, Anda dapat meneruskannya ke teman tanpa harus mengunggah video tersebut terlebih dahulu.
Kekurangan
Akun Gmail Anda terbatas, dan Google membatasi jumlah data yang dapat ditampungnya hingga 10 GB. Google mendasarkan batas penyimpanan Anda pada jumlah total pesan di semua folder, termasuk Sampah dan Spam. Kerugian lain terjadi jika koneksi Internet Anda turun. Itu bisa menjadi bencana besar jika Anda perlu segera mengakses data Anda. Melacak data Anda juga dapat menjadi tantangan jika Anda harus mengelola lusinan atau ratusan pesan email terpisah. Ini juga membutuhkan waktu untuk menulis pesan dan mengirimkannya hanya untuk menyimpan data yang ingin Anda simpan secara online. Ingatlah bahwa Anda harus membuka kotak pemilihan file setiap kali Anda ingin menambahkan lampiran ke pesan email.
Pertimbangan
Perhatikan Indikator Kuota di bagian bawah layar Gmail Anda. Ini menunjukkan jumlah ruang penyimpanan yang digunakan akun Anda. Saat Anda mendekati batas Anda, Anda mungkin ingin menghapus pesan di folder Sampah dan Email Sampah. Anda dapat menemukan pesan yang memiliki lampiran dengan mengetik "has:attachment" -- tanpa tanda kutip -- di kotak teks "Search" Gmail. Anda juga dapat menampilkan daftar pesan yang ukurannya melebihi nilai tertentu. Misalnya, untuk menemukan pesan dengan ukuran lebih besar dari 2 MB, ketik "size:2000000" -- tanpa tanda kutip -- di kotak telusur. Anda kemudian dapat menghapusnya untuk mengosongkan ruang.
Solusi Penyimpanan Alternatif
Google Drive dapat membantu Anda mengelola data dengan lebih produktif. Google Drive memungkinkan Anda mengunggah file ke akun Google Documents yang dapat Anda lihat secara online. Anda juga memiliki opsi untuk menginstal aplikasi desktop Google Drive. Itu duduk di latar belakang dan menyinkronkan file di hard drive Anda dengan yang ada di akun Google Drive online Anda. Mendaftar untuk mendapatkan akun gratis dengan mengunjungi halaman Web Google Drive (lihat Sumberdaya).
