Email, digunakan secara efektif, dapat menjadi metode komunikasi yang murah dan efisien dalam perusahaan. Namun, banyak hal bisa salah di sepanjang jalan, karena sifat email. Kebijakan email yang komprehensif dapat membantu menentukan penggunaan email yang tepat, tetapi bahkan mengambil langkah ini masih menyisakan ruang untuk ketidakefisienan dan kesenjangan komunikasi.
miskomunikasi
Email, sebagai bentuk komunikasi tertulis, tidak disertai dengan isyarat non-verbal penting yang bertanggung jawab atas sebagian besar pemahaman kita. Akibatnya, sarkasme, humor, dan emosi yang kuat seringkali tidak tersampaikan dengan baik kepada pembaca. Kadang-kadang bekerja sebaliknya, dengan pembaca menghubungkan emosi dengan sesuatu yang tidak ditulis dengan maksud itu. Mereka yang tidak terbiasa dengan email mungkin akan menulis dengan huruf besar semua atau menggunakan tanda baca yang berlebihan untuk menyoroti sesuatu, tanpa menyadari bahwa elemen tersebut membawa emosi. Hal ini dapat menyebabkan miskomunikasi yang dapat merusak hubungan kerja yang tidak perlu.
Membuang-buang waktu
Email memberikan kesempatan untuk mengalihkan perhatian di tempat kerja. Karyawan dapat secara tidak benar menggunakan email kantor untuk mengirim catatan pribadi atau lelucon di sekitar kantor. Bahkan jika email tetap relevan untuk bekerja, bagaimanapun, itu bisa menjadi gangguan. Katakanlah Anda sedang mengerjakan sebuah proyek, misalnya, dan klien email Anda terbuka di desktop -- jika Anda membaca setiap email yang masuk, menanggapi beberapa -- sebuah proyek yang mungkin memakan waktu dua jam sekarang mungkin memakan waktu empat jam. Meskipun memeriksa email sekali atau dua kali sehari mungkin lebih efisien dan cukup, banyak yang merasa bahwa mereka mungkin melewatkan sesuatu yang penting jika mereka tidak memeriksa kotak masuk mereka terus-menerus.
Masalah Pemutusan Hubungan
Manfaat email adalah Anda dapat mengaksesnya dengan mudah dari mana saja dengan koneksi internet. Bagi beberapa perusahaan, ini juga bisa menjadi kelemahan serius, mengancam keseimbangan kerja/kehidupan karyawan. Karyawan yang selalu terhubung dengan pekerjaan akan lebih cepat kelelahan daripada mereka yang meluangkan waktu untuk diri sendiri. Mereka mungkin tidak menghabiskan waktu berkualitas dengan keluarga atau teman mereka, dan akibatnya, mungkin merasa lebih stres dan kurang puas.
Rekaman permanen
Mereka yang menggunakan email untuk komunikasi dalam perusahaan harus menjaga agar korespondensi tetap lancar dan jelas. Dengan email, menjadi mudah untuk menghapus respons cepat dan marah dan mengirimkannya tanpa banyak berpikir. Tanggapan yang cepat dan bermusuhan itu sekarang dicatat; Anda tidak dapat mengambilnya kembali. Jika karyawan atau majikan membawanya ke tingkat berikutnya dan mengatakan sesuatu yang menyinggung atau tidak pantas, itu dapat digunakan sebagai alasan untuk pemecatan, atau bahkan sebagai bukti terhadap mereka di pengadilan. Email menambahkan lapisan pelepasan, memberi orang keberanian untuk mengatakan hal-hal yang mungkin tidak mereka katakan secara langsung atau melalui telepon.
