Anda mungkin menerima email di mana pengirim meminta Anda mengirim balasan untuk mengonfirmasi bahwa Anda menerima pesan mereka. Tidak semua orang memiliki pilihan untuk mengirimkan tanda terima pengembalian secara otomatis kepada mereka saat Anda membuka email mereka, jadi jika email tersebut berisi informasi penting atau sensitif terhadap waktu, mereka perlu mengetahui apakah email tersebut sampai di kotak masuk Anda. Ini juga merupakan rasa hormat untuk memberi tahu orang-orang bahwa Anda telah menerima pesan mereka ketika Anda meminta mereka mengirimi Anda dokumen atau informasi lainnya.
Langkah 1
Kirim pengakuan sesegera mungkin. Respons yang tepat waktu sangat penting dalam dunia bisnis, bahkan jika informasi dalam email tidak sensitif terhadap waktu.
Langkah 2
Edit baris subjek email, jika perlu. Misalnya, Anda mungkin perlu menunjukkan bahwa Anda telah melampirkan dokumen ke pesan, atau informasi yang diperbarui disertakan dalam balasan Anda. Jika Anda tidak perlu mengedit baris subjek, bidang "Re:" akan otomatis terisi, memberi tahu penerima email apa yang Anda tanggapi.
Langkah 3
Tulis kalimat lengkap yang menunjukkan bahwa Anda menerima pesan tersebut, serta kapan Anda akan mengambil tindakan terkait pesan tersebut. Lebih profesional untuk menyatakan, "Halo Steve, saya menerima email pagi ini. Saya akan menghubungi Anda nanti sore" -- yang membuat pengirim tahu bahwa Anda akan memprioritaskan untuk membalasnya -- daripada hanya menulis, "Mengerti. Terima kasih."
Perbarui penerima tentang perkembangan yang relevan. Anda dapat menyelesaikan dua tugas sekaligus di sini: mengakui email asli dan menjaga penerima tetap mengetahui informasi terkait. Tidak ada gunanya mengirim email kedua yang mengatakan, "Ngomong-ngomong, rapat terkait kontrak yang Anda kirimkan kepada saya telah dipindahkan kembali ke jam 4 sore," ketika Anda sudah melakukan percakapan email mengenai topik itu.
