Pada tahun 2010, 107 triliun pesan email dikirim melalui Internet. Sebagai perbandingan, sekitar 160 miliar keping surat diproses setiap tahun oleh Layanan Pos AS. Meluasnya penggunaan e-mail karena beberapa keunggulan, antara lain kecepatan dan biaya rendah. Meskipun sangat umum, pesan email memiliki beberapa kelemahan, dan kantor pos tradisional berguna bahkan di abad ke-21.
Kecepatan
Salah satu keuntungan utama dari e-mail adalah kecepatan. Sementara pesan elektronik benar-benar dapat melakukan perjalanan dengan kecepatan cahaya, surat kantor pos tradisional mungkin membutuhkan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu untuk mencapai tujuannya. Sifat email yang instan dapat menjadi manfaat utama bagi bisnis, yang dapat berkolaborasi dan berbagi informasi dengan cepat.
Namun, kecepatan e-mail juga bisa menjadi kerugian. Karena e-mail dapat dikirim hanya dengan beberapa klik, mereka digunakan jauh lebih sering daripada rekan-rekan kertas tradisional mereka. Jika sejumlah besar email mengisi kotak masuk terlalu cepat, pengguna dapat menjadi kewalahan atau terganggu oleh volume pesan. Ini bisa memakan waktu untuk memilah-milah sejumlah besar email yang tidak relevan yang semuanya dikirim dengan cepat ke satu penerima.
Biaya
E-mail adalah sistem yang sangat murah dibandingkan dengan kantor pos biasa. Setelah komputer terhubung ke Internet, hampir tidak ada biaya yang diperlukan untuk mengirim pesan elektronik. Penghematan biaya email sangat berharga bagi bisnis, yang mungkin mengirim ratusan atau bahkan ribuan pesan setiap hari. Jika surat-surat tradisional digunakan sebagai gantinya, biaya ongkos kirim dan persediaan menjadi signifikan.
Pesan berbiaya rendah memang memiliki satu kelemahan utama: spam. Pemasar atau bahkan penipu dapat mengirim email tanpa dibatasi oleh harga ongkos kirim. Hal ini menyebabkan tingginya jumlah pesan spam yang tidak diinginkan yang harus disaring dan dihapus oleh penerima. Waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk menangani spam dapat memengaruhi produktivitas individu dan bisnis.
Perhatian
Pesan email umumnya kurang pribadi atau penting daripada surat yang dikirim melalui kantor pos. Ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Di satu sisi, email impersonal dan sekali pakai berarti bahwa pengguna tidak merasa berkewajiban untuk membalas setiap pesan. Orang-orang dapat memusatkan perhatian mereka hanya pada email yang paling relevan, dan menghapus pesan yang tidak perlu.
Di sisi lain, surat pribadi yang dikirim melalui kantor pos sering mendapat perhatian yang kurang dari email. Kurangnya sentuhan pribadi dalam email dapat menyebabkan penerima kehilangan detail penting atau mengabaikan pesan sepenuhnya. Surat tradisional bisa menjadi cara yang baik untuk menonjol dari keramaian dan memiliki pesan yang diperhatikan.
Format
Email biasanya memiliki format informal, dan sangat cocok untuk korespondensi langsung yang singkat. Ini bisa menjadi keuntungan besar bagi orang yang ingin berkolaborasi atau mengobrol di lingkungan yang tidak dibatasi.
Sifat informal email juga bisa menjadi kerugian. Dokumen penting seperti kontrak yang mengikat secara hukum biasanya harus dikirim melalui kantor pos tradisional. Cara ini dipandang lebih formal dan dapat dipercaya, sedangkan pesan email terbatas pada komunikasi rutin.
