Mengirim email Outlook yang diformat sebagai memo memberi penerima pengingat visual bahwa pesan tersebut adalah komunikasi resmi. Meskipun Outlook tidak memiliki templat memo bawaan, Anda dapat mengubah pengaturan pemformatan sehingga pesan Anda sesuai dengan gaya memo yang diterima secara umum. Setelah Anda memformat pesan Anda sebagai memo, Anda dapat menyimpan pengaturan ke template sehingga Anda dapat menggunakan gaya yang sama untuk memo mendatang.
Langkah 1
Klik "Email Baru" di Outlook untuk membuka jendela pesan baru.
Langkah 2
Pilih tab "Format Teks", lalu klik di dalam area pesan untuk mengaktifkan opsi pita.
Langkah 3
Klik panah kecil di grup Paragraf pada pita. Outlook membuka kotak dialog tempat Anda dapat mengubah opsi pemformatan paragraf agar sesuai dengan format memo bisnis yang diterima secara umum.
Langkah 4
Atur pengaturan Alignment ke "Left" untuk membenarkan teks Anda ke kiri.
Langkah 5
Atur pengaturan Khusus di bagian Indentasi ke "Tidak Ada" untuk menghapus lekukan paragraf baru.
Langkah 6
Ubah pengaturan Line Spacing ke "Single."
Langkah 7
Ubah pengaturan Setelah di bagian Spasi menjadi minimal 8 poin. Ini menyebabkan Outlook menyisipkan baris kosong di antara paragraf.
Langkah 8
Klik "OK" untuk menyimpan pengaturan paragraf.
Langkah 9
Pilih font yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial. Untuk tampilan kuno dan diketik, pilih Courier New.
Langkah 10
Simpan pesan sebagai template sehingga Anda dapat menggunakannya untuk memo mendatang. Klik "File," pilih "Save As," dan kemudian ubah pengaturan "Save as Type" menjadi "Outlook Template (*.oft)." Beri nama templat "Memo" atau yang serupa, lalu klik "Simpan."
Langkah 11
Masukkan alamat email penerima di bidang Kepada, lalu masukkan topik memo di bidang Subjek.
Langkah 12
Masukkan teks memo Anda di area pesan. Sisipkan judul bagian pendek saat Anda mengubah subjek atau memulai segmen baru. Biarkan satu baris kosong sebelum dan sesudah setiap judul.
Buat bagian header di bagian atas jika Anda ingin menyertakan informasi ini di badan pesan. Empat baris pertama harus dimulai dengan "TO:", "FROM:", "DATE:" dan "SUBJECT:", dengan setiap baris dipisahkan oleh baris kosong. Langkah ini opsional, karena header email di bagian atas pesan sudah mengikuti format memo.
