Saat Anda membalas pesan email atau meneruskannya untuk komentar, apa yang Anda lihat di pesan keluar Anda bergantung pada apakah Anda lebih suka mengutip konten asli kembali ke penerima tanggapan Anda atau tidak. Jika Anda berharap melihat pesan asli tetapi tanggapan Anda tidak menyertakannya, periksa cara Anda menyiapkan perangkat lunak email atau antarmuka webmail.
Preferensi Keseluruhan
Perangkat lunak email dan antarmuka email web menyertakan preferensi yang dapat Anda gunakan untuk menentukan cara mengutip teks dari pesan asli saat Anda membalas atau meneruskannya. Bergantung pada opsi mana yang Anda pilih, Anda mungkin tidak melihat teks lengkap dari pesan yang Anda terima sebagai tanggapan Anda. Jika Anda menggunakan aplikasi Mail Mac OS X, Anda dapat mengaturnya sehingga balasan mencakup semua, tidak ada atau hanya sebagian dari konten pesan yang Anda pilih sebelum Anda mengklik tombol "Balas". Melalui pengaturan Microsoft Outlook, Anda dapat menyertakan, mengecualikan, dan memformat pesan asli dalam balasan, serta menyertakan dan memformat pesan yang diteruskan. Antarmuka email bisnis Yahoo berbasis Web menawarkan opsi yang beralih untuk menyertakan semua atau tidak sama sekali pesan asli dalam balasan dan penerusan. Apple's Mail dan Google's Gmail memungkinkan Anda untuk mengemas semua pesan dalam satu set balasan bolak-balik ke dalam percakapan kronologis yang diteruskan dalam satu pesan.
Lampiran vs. Sebaris
Di Microsoft Outlook atau versi klasik antarmuka email bisnis Yahoo, Anda dapat menggunakan teks sebaris atau lampiran untuk mewakili teks pesan yang Anda teruskan. Teks sebaris muncul sebagai kutipan di dalam isi pesan yang diteruskan. Saat Anda menggunakan lampiran, konten asli berubah menjadi file terpisah yang ditambahkan ke pesan keluar Anda. Anda dapat mengubah preferensi umum dalam opsi email Anda untuk membuat perubahan menyeluruh pada perilaku ini, dan juga dapat memilih opsi kasus per kasus untuk masing-masing pesan. Microsoft Outlook juga mengubah konten asli menjadi lampiran saat Anda "Ctrl-klik" pada lebih dari satu item untuk meneruskan beberapa pesan secara bersamaan.
Mengedit
Saat Anda membalas atau meneruskan pesan email dan menampilkannya sebagai konten sebaris di dalam isi pesan, Anda dapat memilih, mengedit, memformat ulang, dan menghapus konten yang dikutip. Jika Anda memilih kutipan dan menekan tombol "Backspace", perangkat lunak email atau antarmuka Web Anda akan menghapus apa pun yang Anda soroti. Untuk menghindari pengiriman balasan atau pesan yang diteruskan secara tidak sengaja tanpa konten asli, perhatikan apa yang Anda pilih dan tombol mana yang Anda tekan sebelum mengklik tombol "Kirim" untuk meneruskan tanggapan Anda.
Pertimbangan
Jika Anda menanggapi pesan kosong, tanggapan Anda tidak memiliki konten yang dikutip karena pesan asli tidak berisi apa pun yang dapat dikutip. Ini dapat terjadi jika Anda secara tidak sengaja memilih pesan yang salah untuk ditanggapi saat memproses email Anda dengan tergesa-gesa. Di kotak masuk yang ramai, Anda dapat menemukan pesan di atas atau di bawah pesan yang ingin Anda pilih dan memformat respons tanpa menyadari kesalahannya. Kesalahan semacam ini menunjukkan perlunya membaca apa yang Anda kirim sebelum Anda mengirimnya, bahkan jika Anda berpikir pesan keluar Anda tidak lebih dari konten rutin.
