Dropbox menggunakan sistem "salinan konflik" saat lebih dari satu orang mengerjakan file yang sama (atau saat pengguna yang sama membuka satu dokumen di dua lokasi). Perubahan pada file tidak secara otomatis digabungkan bersama oleh Dropbox; sebagai gantinya, itu menyimpan dua salinan file yang terpisah untuk digabungkan atau dihapus oleh pengguna sesuai kebutuhan.
Cara Kerja Salinan yang Berkonflik
Jika dokumen yang sedang dikerjakan dibuka oleh pengguna Dropbox lain, klien Dropbox secara otomatis membuat salinannya menggunakan nama akun pengguna dan tanggal sistem di samping nama file asli. Ini mencegah satu pengguna menimpa pekerjaan yang lain. Dua (atau lebih) salinan file kemudian disimpan terpisah hingga pengguna dengan akses ke folder menggabungkan file atau menghapus salah satunya. Opsi untuk menggabungkan perubahan bersama-sama bergantung pada program yang digunakan untuk mengakses file yang dimaksud, tetapi Dropbox sendiri tidak menawarkan fungsi seperti itu.
Berbagi Folder
Fungsi berbagi folder yang ada di dalam Dropbox memungkinkan lebih dari satu orang mengakses folder file yang sama. Setiap pengguna harus terdaftar di Dropbox dan menginstal perangkat lunak Dropbox di komputer lokal -- ini memungkinkan setiap pengguna memiliki salinan lokal dari folder yang bersangkutan. Perubahan yang dibuat oleh siapa pun pada folder ini kemudian disinkronkan ke lokasi lain tempat folder tersebut dibagikan. Folder dapat dibagikan dengan pengguna Dropbox lainnya dengan mengklik kanan folder tersebut di Windows atau di situs web Dropbox.
Menautkan ke Folder dan File
Folder dan file individual juga dapat dibagikan menggunakan tautan pribadi. Siapa pun yang memiliki tautan ini kemudian dapat melihat, mengunduh, dan membuka file atau folder yang dipilih dengan atau tanpa akun Dropbox. Berbagi file dan folder dengan cara ini tidak mengaktifkan sinkronisasi dua arah -- sementara penerima tautan dapat mengunduh file dan membuat perubahan pada file tersebut di komputer mereka sendiri, perubahan ini tidak memengaruhi file asli yang disimpan di Dropbox. Menggunakan metode ini berarti banyak pengguna tidak dapat bekerja pada dokumen yang sama sekaligus, dan tidak ada file konflik yang akan dibuat.
Praktik terbaik
Fitur folder bersama Dropbox adalah cara mudah untuk memungkinkan lebih dari satu orang bekerja pada grup file yang sama. Selama dokumen tidak dibuka secara bersamaan, perubahan oleh setiap pengguna secara otomatis disinkronkan di semua salinan dokumen dan versi yang disimpan di Web. Jika salinan yang bertentangan dihasilkan, gunakan informasi tanggal dan stempel waktu pengguna untuk mengetahui versi mana yang akan disimpan. Fungsi penyalinan yang berkonflik diaktifkan bahkan jika program tersebut memungkinkan pengeditan multi-pengguna. Salinan yang bentrok juga dapat dibuat oleh satu pengguna yang membiarkan dokumen terbuka di satu mesin dan kembali mengeditnya di mesin lain -- bila memungkinkan, pastikan semua dokumen Dropbox Anda ditutup dan disimpan saat berpindah antar mesin.
