Microsoft Office secara otomatis menyimpan metadata tersembunyi dan informasi pribadi ke semua dokumen yang Anda buat menggunakan Program Microsoft Office. Dalam posting ini Anda akan belajar cara menghapus informasi dan metadata tersembunyi dari dokumen Microsoft Office, sehingga mencegah siapa pun memanfaatkan informasi ini.
Informasi Tersembunyi Terlampir ke File Office.
Microsoft Office secara default menyimpan informasi berikut kapan saja Anda membuat dan menyimpan file dokumen Office.
1. Nama penulis, nama Perusahaan, nama orang yang baru-baru ini menyimpan dokumen. Informasi pengidentifikasi pribadi (PII) lainnya, seperti header email, informasi kirim-untuk-review, slip rute, dan nama templat.
2. Dokumen yang dibagikan atau dikolaborasikan mungkin berisi tanda revisi, komentar, anotasi tinta, nama orang yang mengerjakan dokumen, komentar dari pengulas dan perubahan yang dibuat pada dokumen.
3. Tanggal dokumen dibuat, tanggal dokumen diubah, revisi dokumen, versi dokumen.
4. Nama komputer Anda, nama server jaringan atau hard disk tempat dokumen disimpan.
5. Teks atau sel tersembunyi yang mungkin tidak Anda sadari.
Konsekuensi Data Tersembunyi di File Office
Selain menyampaikan informasi sensitif, data tersembunyi yang dilampirkan ke file Anda juga dapat membuat kesalahpahaman jika ada ketidakkonsistenan antara apa yang Anda laporkan secara langsung tentang pekerjaan dan apa yang dokumen akhirnya sampaikan melalui informasi dan metadata tersembunyi yang terlampir.
Misalnya, Anda dapat melaporkan kepada klien bahwa perusahaan Anda menghabiskan 120 jam kerja untuk membuat dokumen. Sementara seseorang di sisi klien dapat mengakses data tersembunyi yang terlampir pada dokumen Anda dan menyimpulkan bahwa dokumen itu dibuat oleh perusahaan lain dan seseorang di perusahaan Anda hampir tidak menghabiskan satu jam untuk melihat dokumen itu.
Meskipun cukup umum dalam bisnis untuk menyewakan pekerjaan, Anda mungkin tidak ingin mengungkapkan informasi ini kepada klien Anda.
Situasi Lain Di Mana Data Tersembunyi Dapat Menyebabkan Masalah
Dalam situasi lain, ada masalah privasi dengan cara Microsoft Office melampirkan Metadata dan informasi pribadi ke dokumen.
1. Anda dapat mendaftarkan keluhan anonim hanya untuk menemukan bahwa nama dan detail Anda dapat diakses melalui file metadata tersembunyi.
2. Anda dapat menerbitkan dokumen ke situs web, berharap tetap anonim. Namun, tidak diketahui oleh Anda dokumen memiliki informasi yang cukup tentang Anda dalam file metadata tersembunyi.
3. Mungkin ada header dokumen, footer, tanda air, dan teks tersembunyi yang tertaut ke dokumen Anda. Ini dapat menyampaikan informasi sensitif, rahasia dagang dan info lain yang mungkin tidak ingin Anda buka.
4. Anda atau orang lain yang bekerja membuat dokumen mungkin telah membuat komentar / komentar tertentu yang mungkin tidak pantas untuk dikirim ke klien. Ini mungkin terlampir pada dokumen Anda dan mungkin tidak jelas ketika Anda hanya melihat dokumen.
Karenanya, masuk akal untuk memeriksa dan menghapus metadata tersembunyi dari dokumen kantor sebelum menerbitkannya secara online atau mengirimkannya ke klien.
Hapus Informasi Tersembunyi Dari Dokumen Kantor
Inilah cara Anda dapat melihat dan menghapus data tersembunyi dan informasi pribadi dari file kantor yang dibuat menggunakan Microsoft Office 2007, tempat metadata lebih tersembunyi, dibandingkan dengan Office 2010 dan 2013.
1. Buka file yang ingin Anda hapus informasinya.
2. Klik Tombol Kantor di menu pita atas (Lihat gambar di bawah)
3. Arahkan untuk Mempersiapkan dan Klik pada Dokumen Inspeksi (Lihat Gambar di bawah).
4. Anda akan dibawa ke layar Document Inspector, pada klik ini pada Inspect.
5. Windows akan Memeriksa Dokumen dan Menampilkan Hasil Pemeriksaan untuk ulasan Anda (Lihat gambar di bawah).
6. Klik Hapus Semua pada Bagian Properti Dokumen dan Informasi Pribadi untuk menghapus semua informasi pribadi Anda yang telah dilampirkan Office pada dokumen Anda. Anda dapat memperluas prosedur ini ke bagian lain yang ingin Anda hapus.
7. Pada Layar Berikutnya, Windows akan mengkonfirmasi Penghapusan Properti Dokumen dan Informasi Pribadi.
Seperti yang dapat Anda lihat dari "Catatan: Beberapa perubahan tidak dapat diurungkan, " Anda tidak akan dapat memulihkan informasi yang akan dihapus oleh prosedur ini.
Oleh karena itu, Anda mungkin ingin membuat salinan cadangan untuk penggunaan dan referensi Anda sebelum menghapus informasi pribadi dan data lain dari file yang akan Anda kirim.
Hapus Data Tersembunyi Dari Dokumen Office 2010 dan 2013
1. Klik tab File, lalu klik Info.
2. Klik Periksa Masalah, lalu klik Periksa Dokumen (Lihat Gambar di bawah).
3. Anda dapat meninggalkan semua opsi yang dipilih, dicentang apa adanya atau pilih bagian yang ingin Anda periksa dokumennya.
4. Klik Inspect dan Office akan memeriksa dokumen untuk metadata tersembunyi yang dipilih.
5. Tinjau hasil inspeksi dokumen dalam kotak dialog Inspektur Dokumen.
6. Klik tombol Hapus Semua di sebelah hasil inspeksi untuk jenis data tersembunyi yang ingin Anda hapus dari dokumen.
Hentikan Kantor Dari Melampirkan Informasi
Sayangnya, sebenarnya tidak ada cara untuk mengubah pengaturan dan mencegah Microsoft Office dari menyimpan informasi pribadi dan metadata ke file.
Namun, di Office 2013 Anda bisa mengatur file Office yang sedang Anda kerjakan untuk secara otomatis menghapus meta data setiap kali file disimpan. Dengan cara ini Anda dapat menghindari kemungkinan Anda tidak ingat untuk menghapus informasi tersembunyi dari file, sebelum mengirimnya ke klien.
1. Klik menu File.
2. Klik Opsi, dan pilih kategori Pusat Kepercayaan.
3. Klik tombol Pengaturan Pusat Kepercayaan dan pilih Opsi Privasi.
4. Aktifkan opsi "Hapus informasi pribadi dari properti file saat disimpan".
Catatan: Kadang-kadang Anda mungkin menemukan "Hapus Informasi Pribadi ...." opsi tidak tersedia untuk berdetak. Jika demikian, klik tombol Inspektur Dokumen (lihat gambar di atas), biarkan Inspektur Dokumen menghapus semua informasi tersembunyi yang terlampir pada dokumen.
Selanjutnya, Anda dapat menyimpan file dan mencoba mengakses opsi privasi Pusat Kepercayaan sekali lagi. Kali ini opsi harus tersedia dan Anda harus dapat mengklik kotak centang.
Anda harus menyadari bahwa pengaturan ini terbatas pada file saat ini saja dan tidak berlaku untuk file lain yang Anda buat sebelum pengaturan ini atau ke file baru yang akan Anda buat menggunakan Microsoft office. Tidak ada cara di Microsoft Office untuk menetapkan pengaturan ini sebagai default atau menjadikannya sistem yang luas.
