Fakta bahwa email sangat penting dalam komunikasi bisnis modern tidak dapat disangkal. Setiap hari, jutaan email dikirim dari perusahaan ke pelanggan dan pemasok, dari karyawan ke manajer mereka dan dari satu rekan kerja ke rekan kerja lainnya. Ada beberapa alasan mengapa email lebih dominan jika dibandingkan dengan metode komunikasi lainnya.
Kesegeraan
Email dikirim dan diterima hampir secara instan, baik penerimanya beberapa pintu atau ribuan mil jauhnya. Karena itu, menggunakan email merampingkan komunikasi internal dan eksternal, membuatnya lebih cepat dan lebih mudah untuk mengirimkan dan menyebarkan informasi penting dan memungkinkan pembaruan status hampir secara real time. Pada gilirannya, aliran informasi yang relevan secara terus-menerus membuat karyawan dan eksekutif sama-sama lebih efisien dan produktif, memungkinkan tanggapan cepat terhadap masalah apa pun yang mungkin muncul.
Pencatatan
Pesan email tetap berada di kotak masuk pengguna kecuali sengaja dihapus, dan perangkat lunak email yang berdiri sendiri dan layanan email web menawarkan fungsi pencarian dan filter yang membuat pelacakan pesan tertentu hanya membutuhkan waktu beberapa detik. Ini menciptakan jejak kertas virtual yang jauh lebih efisien daripada dokumen cetak yang disimpan di laci, membuatnya sangat mudah untuk mengekstrak informasi penting dari komunikasi email.
Biaya Rendah
Email adalah salah satu cara termurah yang dapat digunakan bisnis untuk berkomunikasi, baik secara internal maupun eksternal. Usaha kecil cukup mendaftar email gratis dengan penyedia seperti Gmail, Yahoo atau Hotmail; bahkan untuk perusahaan besar, biaya overhead untuk memelihara server email khusus relatif rendah. Perbedaan biaya sangat mencolok ketika mempertimbangkan komunikasi massa. Misalnya, biaya pencetakan dan pengiriman satu set brosur atau surat pemasaran berkali-kali lipat dari yang diperlukan untuk mengirim informasi melalui email.
Pemasaran
Email memungkinkan perusahaan untuk secara efisien dan efektif menyebarkan informasi tentang produk dan layanan mereka, baik kepada pelanggan yang sudah ada maupun pelanggan potensial. Misalnya, perusahaan pakaian dapat membuat daftar email yang dapat dilanggan oleh siapa saja, lalu mengirim email mingguan ke semua orang di daftar yang merinci penambahan baru ke katalog. Demikian pula, sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam perangkat lunak bisnis mungkin menghubungi perusahaan lain secara langsung melalui email untuk menanyakan apakah mereka mungkin menemukan layanan mereka berguna.
