Banyak komunikasi bisnis yang digunakan untuk memulai dengan jabat tangan, tetapi sekarang tidak lagi. Di abad ke-21, kemungkinan Anda telah "bertemu" dan berinteraksi dengan banyak kontak bisnis dan pribadi tanpa pernah melihat wajah mereka. Banyak dari interaksi itu dimulai dengan komunikasi email. Jika Anda harus menulis email kepada orang yang tidak Anda kenal, ikuti beberapa aturan dasar untuk memastikan Anda tetap profesional dan tidak menyinggung.
Langkah 1
Ketik baris subjek singkat yang menjelaskan mengapa Anda menulis kepada orang ini. Karena Anda tidak mengenal orangnya, Anda harus menjelaskan mengapa Anda menulis. Orang-orang mendapatkan banyak spam di kotak masuk mereka, jadi jika Anda memiliki koneksi pribadi atau bisnis, mungkin ada baiknya untuk menyebutkannya di baris subjek.
Langkah 2
Gunakan "Nyonya." atau "Tuan." dan nama belakang orang tersebut dalam salam. Jangan pernah menganggap seorang wanita sudah menikah kecuali Anda tahu pasti bahwa dia menikah; seperti, "Nyonya." adalah cara yang lebih netral untuk menyapa seorang wanita. Jika Anda tidak yakin dengan jenis kelamin orang tersebut, jangan menebak; sebagai gantinya, gunakan nama depan dan belakang orang tersebut. Anda dapat memilih untuk menggunakan "Dear" jika Anda mau, seperti dalam "Dear Mr. Smith," tetapi Anda juga dapat mengabaikan "Dear" dan cukup ketik "Mr. Smith:". Perhatikan bahwa Anda memerlukan koma saat "Yang Terhormat" digunakan dan titik dua saat tidak.
Jelaskan alasan Anda menulis atau hubungan yang Anda miliki dengan orang di baris pertama email. Banyak orang tidak akan bisa melewati baris pertama email jika mereka menganggap itu email sampah; demikian juga, beberapa orang membaca email mereka di perangkat seluler, yang terkadang hanya menampilkan baris pertama email saat email dilihat dalam format daftar. Dengan menyatakan niat Anda di depan, kemungkinan besar Anda akan mendapat tanggapan.
