Saat menggunakan Google Form untuk mengumpulkan data dari responden, penting untuk memberikan konfirmasi kepada mereka bahwa tanggapan mereka telah diterima. Hal ini bisa dilakukan dengan mengirimkan email otomatis kepada responden setelah form submit.
Untuk melakukan ini, pertama-tama Anda perlu membuat script kustom menggunakan Google Apps Script. Anda dapat menulis script ini dengan mengklik menu Script Editor di dalam form Anda. Pastikan untuk menetapkan fungsi onFormSubmit sebagai trigger untuk menjalankan script.
Script akan bekerja dengan cara yang berbeda tergantung dari apakah tanggapan baru diterima atau tidak. Jika tanggapan baru diterima, sebuah email konfirmasi akan dikirimkan kepada responden. Jika tanggapan baru belum diterima, tidak akan ada tindakan atau email yang dikirimkan.
Anda dapat menentukan beberapa kondisi dan aturan berbeda untuk mengirim notifikasi email yang berbeda. Sebagai contoh, Anda dapat mengirim notifikasi berbeda berdasarkan jawaban yang dimasukkan responden, atau mengirim notifikasi ke alamat email yang berbeda berdasarkan kondisi tertentu.
Kirimkan Email Konfirmasi
Email konfirmasi adalah cara untuk memberitahu responden bahwa tanggapannya telah diterima. Dalam Google Forms, Anda dapat membuat aturan untuk mengirim email konfirmasi kepada responden setelah mereka mengisi dan mengirim formulir.
Step 1: Membuat Formulir
Langkah pertama adalah membuat formulir Google dengan semua pertanyaan dan pilihan jawaban yang dibutuhkan. Pastikan untuk menambahkan pertanyaan yang memerlukan alamat email responden.
Step 2: Membuat Logika untuk Email Konfirmasi
Setelah formulir Anda dibuat, buka menu "Alat" dan pilih "Editor Skrip". Ini akan membuka jendela kode untuk mengedit skrip yang terkait dengan formulir Anda.
Anda dapat menggunakan kode yang ada untuk langsung mengirim email konfirmasi setelah form tersampaikan. Anda juga dapat membuat logika tambahan, seperti hanya mengirim email jika pertanyaan tertentu telah dijawab dengan kondisi tertentu.
Step 3: Mengatur Alamat Email Pengirim
Sebelum Anda mengirim email konfirmasi, Anda perlu mengatur alamat email pengirim di kode skrip. Hal ini dapat dilakukan dengan mengedit kode skrip yang berkaitan dengan pengiriman email.
Pastikan mengikuti format yang benar untuk alamat email, seperti "[email protected]".
Step 4: Mengatur Subjek dan Konten Email
Selanjutnya, Anda perlu mengatur subjek dan konten email yang akan dikirim sebagai konfirmasi. Ini bisa dilakukan dengan mengedit kode skrip yang berkaitan dengan isi email konfirmasi.
Pastikan untuk memeriksa format dan tata letak email agar tampilan yang rapi dan mudah dibaca oleh responden Anda.
Step 5: Menguji dan Mengirim Email Konfirmasi
Setelah semua aturan dan pengaturan telah dibuat, saatnya untuk menguji email konfirmasi. Lakukan tes dengan mengisi formulir sebagai responden dan lihat apakah email konfirmasi terkirim dengan benar.
Jika ada kesalahan atau masalah, periksa kembali kode skrip yang telah Anda buat dan pastikan semuanya terkonfigurasi dengan benar.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mengirimkan email konfirmasi kepada responden setelah mereka mengisi dan mengirim formulir Google. Ini adalah cara yang efektif untuk memberitahu responden bahwa tanggapannya telah diterima dan diproses.
Cara Mengirimkan Tanggapan Berdasarkan Tanggapan
Jika Anda ingin mengirimkan email konfirmasi kepada responden Google Form berdasarkan tanggapan mereka, Anda dapat mengatur notifikasi menggunakan fungsi onFormSubmit. Dalam langkah ini, kami akan mempelajari bagaimana mengirimkan email kepada responden menggunakan logika kondisional.
Langkah 1: Membuat Fungsi onFormSubmit
Pertama, Anda perlu membuat fungsi onFormSubmit() dalam kode skrip Google Apps Script. Untuk melakukannya, buka spreadsheet Google tempat tanggapan formulir disimpan, dan pilih "Pilih alat" dari menu atas. Kemudian, pilih "Editor script".
Langkah 2: Membaca Data Tanggapan
Setelah jendela editor skrip Google Apps Script terbuka, Anda dapat menggunakan kode berikut ini untuk membaca data tanggapan:
function onFormSubmit(e) {
var responses = e.namedValues;
// Gunakan tanggapan untuk logika kondisional atau mengirim email berdasarkan tanggapan
}Kode di atas akan mencatat tanggapan baru dalam variabel responses. Anda dapat menggunakan data ini untuk logika kondisional atau mengirim email berdasarkan tanggapan.
Langkah 3: Membuat Logika Kondisional
Ketika Anda ingin mengirim email hanya berdasarkan tanggapan tertentu, Anda dapat menggunakan logika kondisional. Misalnya, jika Anda hanya ingin mengirim email kepada responden yang memilih opsi "Ya" dalam pertanyaan tertentu, Anda dapat menggunakan kode berikut:
function onFormSubmit(e) {
var responses = e.namedValues;
var chosenOption = responses["nama_kolom"];
if (chosenOption == "Ya") {
// Kirim email konfirmasi
}
}Dalam kode di atas, nama_kolom harus diganti dengan nama kolom sesuai dengan tanggapan yang ingin Anda gunakan sebagai kondisi untuk mengirim email.
Langkah 4: Mengirim Email Konfirmasi
Selanjutnya, Anda dapat menggunakan fungsi MailApp.sendEmail() untuk mengirim email konfirmasi kepada responden. Berikut adalah contoh kode:
function onFormSubmit(e) {
var responses = e.namedValues;
var chosenOption = responses["nama_kolom"];
if (chosenOption == "Ya") {
var subject = "Email Konfirmasi";
var body = "Terima kasih telah mengisi formulir kami. Tanggapan Anda telah kami terima.";
var recipient = responses["alamat_email"];
MailApp.sendEmail(recipient, subject, body);
}
}Dalam kode di atas, nama_kolom harus diganti dengan nama kolom yang berisi tanggapan yang akan digunakan sebagai kondisi. Penggunaan responses["alamat_email"] akan mengambil alamat email yang diisi oleh responden dalam kolom yang ditentukan.
Anda dapat menyesuaikan subjek dan isi email sesuai kebutuhan Anda.
Dengan beberapa langkah sederhana ini, Anda dapat mengirim email konfirmasi kepada responden Google Form berdasarkan tanggapan mereka. Ingatlah untuk selalu melakukan pengujian dengan mengisi formulir Anda sendiri, untuk memastikan semua logika dan notifikasi berfungsi dengan benar.
Dapatkan Tanggapan
Google Forms adalah alat yang sangat berguna untuk mengumpulkan data dari responden. Dengan Google Forms, Anda dapat membuat formulir dengan berbagai jenis pertanyaan dan menyimpan jawaban responden ke dalam spreadsheet Google Sheets.
Sangat penting untuk mendapatkan tanggapan dari responden Anda setelah mereka mengisi formulir. Ada beberapa cara untuk melakukannya di Google Forms.
1. Menggunakan Pemberitahuan Biasa
Saat membuat formulir di Google Forms, Anda dapat memilih untuk menerima notifikasi email setiap kali ada tanggapan baru. Anda dapat mengatur alamat email penerima notifikasi ini secara terpisah, atau memilih untuk mengirim notifikasi ke alamat email yang diisi responden pada formulir.
Dalam formulir, Anda juga dapat menentukan alamat email yang akan dikirimi notifikasi dengan menggunakan logika kondisional. Misalnya, Anda dapat membuat aturan bahwa jika responden memilih opsi tertentu pada pertanyaan, notifikasi akan dikirim ke alamat email yang telah ditentukan.
2. Menggunakan Add-ons
Selain notifikasi email bawaan, ada juga add-ons yang dapat Anda gunakan untuk mengirim tanggapan ke alamat email responden. Add-ons adalah penambahan khusus yang dapat Anda tambahkan ke formulir Anda untuk menambahkan fungsionalitas tambahan.
Salah satu add-on yang populer adalah "Email Notifications for Google Forms". Dengan add-on ini, Anda dapat membuat aturan khusus untuk mengirim email tanggapan ke alamat email responden berdasarkan kondisi yang Anda tentukan.
Jadi, tidak masalah apakah Anda menggunakan notifikasi email bawaan atau add-on, Anda selalu dapat mengatur formulir Anda untuk mengirim tanggapan ke alamat email yang tepat. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah memastikan bahwa responden Anda selalu diberitahu tentang tanggapannya setelah mengisi formulir.
Dapatkan Tanggapan dari Google Form
Jika Anda ingin menerima pemberitahuan atau email ketika ada tanggapan baru yang masuk ke formulir Google Anda, Anda dapat menggunakan fungsi onFormSubmit dalam script editor Google Form.
Pertama, buka formulir Google Anda dan pilih "Script Editor" dari menu "Tools". Di dalam editor, Anda dapat menulis kode yang akan dijalankan setiap kali formulir dikirimkan.
Lupakan tentang penulisan kode dari awal, ada banyak add-on yang tersedia di Google Forms yang dapat membantu Anda mendapatkan tanggapan formulir dalam bentuk email. Salah satu add-on yang populer adalah "Email Notifications for Google Forms". Langkah-langkahnya adalah:
- Membuka formulir Anda dan klik menu "Add-ons".
- Pilih "Email Notifications for Google Forms" dan tekan tombol "Create Notifications".
- Pilih email yang akan digunakan untuk menerima notifikasi.
- Atur pengaturan notifikasi sesuai kebutuhan Anda, seperti subjek email, tampilan email, filter tanggapan, dll.
- Klik "Save" dan selesai.
Jika Anda ingin menggunakan script editor untuk mengatur pemberitahuan, Anda harus menambahkan beberapa baris kode.
- Buka formulir Anda dan klik menu "Script Editor".
- Kemudian, buat fungsi bernama
onFormSubmit. Ikuti contoh kode berikut:
function onFormSubmit(e) {
// Mengambil tanggapan dari formulir
var response = e.response;
var itemResponses = response.getItemResponses();
// Tentukan kondisi untuk memeriksa respon yang masuk
// Dan kirim email ke alamat yang ditentukan
if (response.getResponseForItem(itemResponses[0]).getResponse() == "Option 1") {
MailApp.sendEmail("[email protected]", "Subject", "Body");
}
}Dalam kode di atas, Anda perlu menentukan kondisi dengan memeriksa respon yang masuk dan logika untuk mengirim email. Jika kondisi terpenuhi, Anda dapat menggunakan fungsi MailApp.sendEmail() untuk mengirim email dengan alamat dan subjek yang Anda tentukan.
Setelah Anda menulis kode, Anda harus mengekspor fungsi onFormSubmit sebagai onFormSubmit dengan yang Anda gunakan untuk mendapatkan notifikasi baru.
Sekarang, setiap kali ada tanggapan baru, kode Anda akan dijalankan dan email pemberitahuan akan dikirim ke alamat yang ditentukan, berdasarkan kondisi yang Anda tentukan.
Dengan cara ini, Anda dapat menerima tanggapan dari formulir Google Anda melalui email, baik menggunakan add-on tertentu atau dengan menulis kode Anda sendiri.
Cara Menggunakan Tanggapan dalam Email
Setelah Anda membuat dan menyesuaikan Formulir Google, langkah selanjutnya adalah mengirimkan email konfirmasi kepada responden setelah mereka mengisi formulir. Dalam artikel ini, kita akan belajar cara menggunakan tanggapan dalam email untuk memberi notifikasi kepada pengguna setelah mereka mengisi formulir.
Langkah 1: Set Data Format pada Spreadsheet
Sebelum kita mulai mengirim email, kita perlu memformat data yang masuk ke spreadsheet saat responden mengisi formulir. Pastikan bahwa kolom yang berisi alamat email responden disusun dengan benar, misalnya di kolom A.
Langkah 2: Buat Fungsi onFormSubmit()
Dalam script editor di spreadsheet Anda, buat fungsi baru dengan nama onFormSubmit(). Anda dapat menyalin dan menempelkan kode berikut:
function onFormSubmit() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
var lastRow = sheet.getLastRow();
var emailAddress = sheet.getRange(lastRow, 1).getValue();
var subject = "Konfirmasi Formulir";
var message = "Terima kasih telah mengisi formulir. Kami akan segera menghubungi Anda.";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}Pastikan Anda mengubah "Konfirmasi Formulir" dan "Terima kasih telah mengisi formulir. Kami akan segera menghubungi Anda." dengan subjek dan isi email yang sesuai.
Langkah 3: Menyimpan dan Mengaktifkan Skrip
Setelah Anda menambahkan kode, simpan skrip dan aktifkan izin yang diperlukan. Anda dapat melakukannya dengan mengklik tombol "Save" dan "Run" pada script editor.
Langkah 4: Menerapkan Rule dalam Formulir
Agar email konfirmasi terkirim hanya dalam kondisi tertentu, Anda perlu menentukan sebuah aturan dalam formulir. Misalnya, jika Anda ingin mengirim email hanya setelah responden memasukkan umur mereka sebagai 18 tahun atau lebih, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih menu "Buat aturan dari menu" di bagian atas formulir.
- Pilih "Pertanyaan berdasarkan tanggapan" dan pilih pertanyaan yang sesuai. Dalam contoh ini, pilih "Berapa umur Anda?".
- Pilih "Lebih Besar Dari" dan masukkan angka 17.
- Pilih "Jalankan Skrip" dan pilih nama fungsi skrip yang baru Anda buat (
onFormSubmit). - Tekan tombol "Simpan" untuk menyimpan aturan.
Sekarang, email konfirmasi hanya akan dikirim jika responden memasukkan umur mereka sebagai 18 tahun atau lebih.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda sekarang dapat menggunakan tanggapan dalam email untuk memberi notifikasi kepada pengguna setelah mereka mengisi formulir. Anda dapat menyesuaikan aturan dan pesan email sesuai kebutuhan Anda.
Atur Template Email
Pada tahap ini, Anda perlu mengatur template email yang akan dikirim kepada responden Google Form setelah mengisi formulir. Anda dapat menggunakan add-ons atau mengatur notifikasi pada formulir itu sendiri.
A. Menggunakan Add-ons
Jika Anda ingin mengirim email konfirmasi otomatis kepada responden Form Google, Anda dapat menggunakan add-ons pihak ketiga yang tersedia di Google Workspace Marketplace. Beberapa add-ons populer adalah Add-ons "Email Notifications for Google Forms" dan "Form Notifications".
Setelah menginstal add-ons yang sesuai, Anda dapat menyusun email konfirmasi dengan menggunakan logika berdasarkan data yang dikumpulkan dari form tersebut. Misalnya, Anda dapat mengatur kondisi berdasarkan jawaban yang diberikan oleh responden.
B. Menggunakan Logika Kondisional pada Formulir itu Sendiri
Alternatif lain untuk mengatur pengiriman email konfirmasi adalah menggunakan logika kondisional yang sudah ada pada form Google itu sendiri. Dalam formulir, pilih menu "Pemberitahuan" (Notifications) pada toolbar atas.
Jika suatu kondisi terpenuhi, Anda dapat mengirim email ke alamat tertentu berdasarkan jawaban responden atau kemungkinan-kemungkinan lainnya.
Misalnya, Anda dapat mengkonfigurasi formulir untuk mengirim email jika jawaban responden memenuhi kondisi tertentu. Pada saat anak perusahaan Anda memberi tahu bahwa rempah-rempah yang diterimanya mengandung jamur, Anda akan dapat dengan cepat memberi tahu produsen rempah-rempah tersebut.
Anda juga dapat menyesuaikan format email serta judulnya. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat email yang terlihat profesional dan berisi informasi yang relevan yang diperlukan oleh responden.
Catatan: Pastikan Anda memeriksa terlebih dahulu pengaturan notifikasi di spreadsheet Anda, karena sering kali ada kesalahan pemformatan yang ditemukan pada alamat email yang dimasukkan oleh responden. Jika alamat email yang dimasukkan tidak valid, Anda tidak akan mendapatkan pemberitahuan.
Dengan mengatur template email secukupnya, Anda dapat memastikan bahwa responden menerima pemberitahuan yang tepat setelah mengisi formulir Anda. Buat aturan sendiri atau gunakan add-ons yang tersedia untuk memudahkan pekerjaan Anda.
Buat dan Atur Template Email Konfirmasi
Untuk mengirim email konfirmasi kepada responden Google Form, Anda dapat menggunakan add-ons atau aturan built-in dalam spreadsheet jawaban Form. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat dan mengatur template email konfirmasi:
- Buat sebuah spreadsheet Google untuk menyimpan jawaban Form Anda.
- Pada menu atas, pilih "Add-ons" dan cari add-on "Email Notification for Google Forms". Klik "Install" untuk menginstalnya.
- Setelah menginstal add-on tersebut, buka Form yang ingin Anda gunakan.
- Pilih "Add-ons" lagi dan pilih "Email Notification for Google Forms". Kemudian, klik "Create Email Template".
- Pada jendela yang muncul, Anda dapat menentukan pengaturan untuk email konfirmasi Anda. Tentukan email pengirim, judul, dan isi email. Anda juga bisa menggunakan variabel untuk menyisipkan data yang diisi oleh responden. Misalnya, {{Form Response 1}} akan menggantikan dengan jawaban pertama yang diberikan oleh responden.
- Setelah Anda mengatur template email, klik "Save Template".
- Kembali ke spreadsheet jawaban Form Anda, pilih "Add-ons" dan pilih "Email Notification for Google Forms". Lalu, klik "Configure Email Notifications".
- Pada jendela yang muncul, Anda dapat mengatur aturan untuk mengirim email konfirmasi. Misalnya, Anda dapat memilih untuk mengirim email setiap kali ada jawaban baru atau hanya ketika jawaban memenuhi kondisi tertentu.
- Anda dapat menetapkan kondisi yang berbeda dengan menggunakan logika dasar dengan AND dan/OR. Jika Anda perlu mengirim email hanya ketika dua kondisi terpenuhi secara bersamaan, gunakan AND. Jika hanya salah satu kondisi yang perlu terpenuhi, gunakan OR.
- Setelah mengatur aturan notifikasi, klik "Save Rules".
- Anda sekarang telah membuat dan mengatur template email konfirmasi untuk Form Anda. Setiap kali ada jawaban baru yang masuk, responden akan diberitahu melalui email sesuai dengan template yang Anda buat.
Anda juga dapat menggunakan kode script Google Apps untuk mengirim email konfirmasi. Namun, langkah-langkah di atas adalah cara yang lebih mudah dan tidak memerlukan pengetahuan pemrograman. Jadi, jika Anda ingin mempelajari cara kerja kode tersebut dan ingin membuat aturan notifikasi yang lebih kompleks, silakan pelajari lebih lanjut dengan mencari panduan yang sesuai.
Gunakan Fitur Dinamis dalam Template Email
Sebagai pengguna Google Forms, Anda mungkin ingin mengirim email konfirmasi kepada para responden setelah mereka mengisi formulir Anda. Fitur dinamis dalam Google Forms memungkinkan Anda membuat email pemberitahuan yang disesuaikan secara otomatis berdasarkan jawaban yang diberikan oleh responden.
Ada beberapa langkah yang perlu Anda lakukan untuk menggunakan fitur ini. Pertama, Anda perlu membuat template email. Template ini akan digunakan untuk mengirim email ke responden. Dalam template, Anda dapat menggunakan daftar variabel seperti {{Nama}} atau {{Email}} yang akan digantikan oleh data yang dikirim oleh responden.
Setelah membuat template, Anda dapat menulis kode skrip untuk mengaktifkan fitur dinamis ini. Pada proses onFormSubmit(), Anda dapat menggunakan logika kondisional untuk memeriksa jawaban yang diberikan oleh responden. Misalnya, Anda dapat menentukan bahwa jika pengguna memilih opsi A, maka email konfirmasi akan dikirim ke alamat email A, dan jika pengguna memilih opsi B, maka email konfirmasi akan dikirim ke alamat email B. Dengan menggunakan kondisi-kondisi ini, Anda dapat menciptakan aturan khusus untuk mengirim email berdasarkan jawaban yang diberikan oleh responden.
Berikut adalah contoh kode skrip untuk mengirim email konfirmasi:
function sendConfirmationEmail(e) {
var formResponse = e.response;
var itemResponses = formResponse.getItemResponses();
var respondentEmail = "";
var respondentName = "";
for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
var itemResponse = itemResponses[i];
var questionTitle = itemResponse.getItem().getTitle();
var responseText = itemResponse.getResponse();
// Check if the question is for respondent's name or email
if (questionTitle === "Nama") {
respondentName = responseText;
} else if (questionTitle === "Email") {
respondentEmail = responseText;
}
}
// Define the email subject and body using the respondent's name
var subject = "Konfirmasi Pendaftaran - " + respondentName;
var body = "Terima kasih, " + respondentName + "! Anda telah berhasil mendaftar.";
// Send the confirmation email
MailApp.sendEmail(respondentEmail, subject, body);
}
Dengan menggunakan script ini, email konfirmasi akan dikirim ke alamat email yang diberikan oleh responden setelah formulir dikirim. Template email Anda dapat selalu disesuaikan dan pembaruan pada formulir juga tidak akan mempengaruhi logika kondisional yang telah ditentukan.
Begitu Anda memahami cara menggunakan fitur dinamis dalam template email, Anda dapat mengumpulkan data yang tepat dan mengirim pemberitahuan yang sesuai kepada responden Google Forms Anda. Ini memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses pemberitahuan dan memberikan pengalaman yang lebih personal kepada pengguna Anda.
