Mesin faks pada suatu waktu ada di mana-mana dalam pengaturan kantor, tetapi, sampai batas tertentu, telah ketinggalan zaman dengan munculnya teknologi email dan pemindaian. Namun, beberapa kantor masih mengandalkan faks untuk berbagi dokumen kertas yang perlu ditandatangani. Untuk memfasilitasi ini, perangkat lunak faks tersedia untuk mengirim faks dari komputer Anda. Karena mesin faks biasanya memerlukan modem, modem faks perangkat lunak akan memungkinkan komputer Anda mengirim informasi faks melalui saluran telepon ke mesin faks.
Dasar-dasar Mesin Faks
Mesin faks bekerja dengan mengirimkan informasi dokumen digital melalui saluran telepon. Mesin faks memindai dokumen dan mencatat data sebagai aliran bit, satu, dan nol. Kemudian, terhubung ke saluran telepon yang terpasang dan memanggil mesin faks lain, sama seperti Anda menelepon seseorang menggunakan nomor telepon. Kedua mesin faks berkomunikasi melalui saluran telepon dan informasi dokumen dikirim ke mesin kedua, yang mencetak dokumen itu sendiri.
Modem Perangkat Lunak
Mesin faks memerlukan saluran telepon untuk menghubungkan dan mengirim data. Modem komputer berfungsi dengan cara yang sama, menggunakan koneksi telepon untuk terhubung ke server komputer dan mengirim dan menerima data. Modem ini dulu berfungsi sebagai perangkat keras yang berdiri sendiri, yang secara bertahap berubah menjadi perangkat terintegrasi pada motherboard komputer. Kemudian, modem "perangkat lunak" muncul. Modem perangkat lunak mengemulasi fungsionalitas modem perangkat keras, tetapi melakukannya sepenuhnya melalui perangkat lunak. Dengan cara ini, komputer tidak memerlukan modem fisik, hanya modem perangkat lunak yang berjalan di sistem operasi.
Modem Faks Data Perangkat Lunak
Dengan kombinasi modem perangkat lunak dan mesin faks, Anda mendapatkan modem faks perangkat lunak yang terintegrasi ke dalam sistem operasi. Daripada memiliki mesin faks terpisah, Anda dapat mengirim dan menerima pesan melalui faks perangkat lunak dan jalur data di komputer Anda. Ini memungkinkan Anda mengirim dokumen ke mesin faks lain langsung dari komputer Anda dan menerima dokumen dengan cara yang sama. Anda kemudian dapat mencetak atau mengirim email dokumen-dokumen ini sesuai keinginan Anda.
Aplikasi
Manfaat utama modem faks perangkat lunak adalah menghilangkan kebutuhan akan mesin faks terpisah. Manfaat lainnya adalah integrasi dokumen faks yang mulus dengan perangkat lunak penanganan dokumen Anda. Selanjutnya, dokumen faks ini sering datang ke komputer Anda, kemungkinan besar sebagai TIFF, PDF atau JPEG. Dalam kasus ini, Anda dapat menggunakan teknologi Pengenalan Karakter Optik untuk memisahkan karakter dari gambar dan mengubah dokumen menjadi teks yang dapat dibaca komputer, memungkinkan Anda untuk mengimpor dokumen ke berbagai program pengeditan teks.
