Komputer pribadi telah selamanya mengubah cara orang melakukan bisnis: untuk setiap tugas penting perusahaan, ada solusi perangkat lunak yang cocok. Jika Anda masih melakukan akuntansi bisnis Anda dengan tangan, pertimbangkan perbedaan besar antara itu dan menggunakan perangkat lunak akuntansi khusus. Ada manfaat besar untuk menjadi digital, tetapi manfaat ini memang datang dengan risiko tertentu. Itu semua tergantung pada apa yang terbaik untuk Anda dan bisnis Anda.
Akurasi dan Konsistensi
Perangkat lunak akuntansi menggunakan perhitungan otomatis untuk memastikan matematika Anda selalu benar. Selain itu, akuntansi terkomputerisasi membangun konsistensi ke dalam pelaporan Anda melalui format file standar dan alur kerja yang mapan. Namun, perangkat lunak akuntansi hanya secerdas pengguna, dan beralih ke akuntansi digital tidak selalu menjamin penghapusan kesalahan. Namun, akuntansi terkomputerisasi, bila dijalankan dengan benar, lebih akurat daripada akuntansi manual.
Kecepatan Masuk
Setelah Anda menerapkan solusi komputerisasi untuk bisnis Anda, waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas akuntansi akan berkurang drastis. Memasukkan data melalui keyboard dan membiarkan komputer melakukan pekerjaan lebih cepat daripada menuliskan sesuatu dan menghitung matematika dengan kalkulator, dan perangkat lunak akuntansi dilengkapi dengan berbagai templat bawaan yang dirancang untuk membuat prosesnya lebih sederhana. Selain itu, data yang dimasukkan melalui akuntansi terkomputerisasi dapat diakses secara instan, artinya Anda akan selalu memiliki nomor terbaru yang tersedia. Kelemahannya adalah perlu waktu untuk menyesuaikan penggunaan perangkat lunak baru, yang mengurangi waktu awal yang dihemat.
Keamanan dan Keselamatan
Meskipun Anda dapat melindungi data akuntansi Anda dengan kata sandi dan menyimpannya di komputer kerja Anda, akuntansi manual kurang aman karena dokumen tertulis menumpuk seiring waktu dan membutuhkan solusi penyimpanan yang semakin besar. Selain itu, Anda dapat dengan mudah mencadangkan data akuntansi digital ke drive eksternal, sedangkan Anda harus menyalin data akuntansi manual secara manual. Kehilangan data akuntansi digital Anda tidak sedramatis kehilangan dokumen asli, karena Anda dapat memulihkan cadangan Anda dengan sedikit keributan. Namun, perangkat keras komputer lebih rapuh daripada dokumen sebenarnya, jadi Anda harus mengambil langkah-langkah untuk melindungi data Anda jika terjadi masalah perangkat keras.
Kemudahan Distribusi
Dalam akuntansi manual, Anda membuat dan mendistribusikan faktur, tagihan, dan catatan lainnya dengan tangan. Dengan akuntansi digital, Anda dapat membuat kumpulan dokumen yang sama dalam waktu yang jauh lebih singkat, dan mencetak salinan sebanyak yang Anda butuhkan. Anda kemudian dapat mengirim dokumen digital melalui email, memungkinkan Anda membatasi jumlah media fisik yang sebenarnya harus digunakan perusahaan Anda. Dengan perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi, Anda dapat dengan mudah mencetak, menyalin, dan mengirim dokumen apa pun yang dibutuhkan oleh bisnis Anda. Namun, ini juga memudahkan pihak jahat untuk mencegat data Anda.
