Meskipun mungkin tampak seperti tidak perlu dipikirkan, sebenarnya ada beberapa seni untuk mengatur pertemuan bisnis melalui email. Jika Anda berencana untuk menyertakan makan siang dengan pertemuan Anda, Anda akan memiliki beberapa hal untuk dipertimbangkan. Ide dasarnya di sini bukanlah untuk terlalu memikirkannya dan menyia-nyiakan pekerjaan atau waktu pribadi yang berharga dengan detail -- tetapi pada saat yang sama, Anda harus mempertimbangkan kebutuhan dan motivasi orang lain.
Langkah 1
Tulis informasi yang relevan di baris subjek email, yang menunjukkan bahwa email tersebut adalah undangan makan siang. Jangan gunakan huruf kapital atau emotikon yang mengganggu di baris subjek -- atau di mana pun dalam komunikasi bisnis, dalam hal ini. Sebaliknya, nyatakan tujuan Anda dengan jelas dan profesional; misalnya, Anda cukup mengetik "Rapat makan siang Rabu?" atau sesuatu yang serupa.
Langkah 2
Mulailah dengan salam ramah dan profesional. Jika Anda menggunakan nama depan dengan kontak bisnis ini, tidak apa-apa untuk memanggil orang tersebut dengan nama depannya dalam salam, seperti "Scott yang terhormat," atau cukup "Scott:". Jika Anda tidak mengenal orang itu dengan baik, gunakan nama belakang dan "Tuan". atau "Nyonya."
Langkah 3
Nyatakan bahwa Anda ingin bertemu orang tersebut untuk kencan makan siang, lalu katakan mengapa Anda ingin bertemu.
Langkah 4
Berikan beberapa pilihan untuk tanggal dan waktu, berdasarkan pengetahuan Anda tentang jadwal orang tersebut. Jika Anda bertemu dengan pemilik restoran yang restorannya menawarkan penawaran khusus pada hari Jumat, misalnya, jangan memintanya untuk bertemu pada hari Jumat. Beri tahu orang itu hari dan waktu Anda tersedia, tawarkan beberapa hari atau waktu untuk dipilih. Anda juga dapat menyerahkan tanggal dan waktu pada kebijaksanaan orang lain -- tetapi hal itu dapat berarti lebih banyak email bolak-balik untuk benar-benar memutuskan tanggal yang nyaman bagi kedua belah pihak.
Langkah 5
Sarankan beberapa restoran yang menurut Anda cocok untuk jenis pertemuan yang akan Anda adakan. Misalnya, jika Anda memiliki detail yang serius dan intim untuk didiskusikan tentang bisnis orang tersebut, mungkin ide yang buruk untuk menyarankan pertemuan di pub lokal tempat semua temannya berkumpul secara teratur. Dengan cara yang sama Anda menyarankan beberapa tanggal dan waktu, sarankan beberapa tempat untuk memberi orang lain kesempatan untuk memilih.
Langkah 6
Beri tahu penerima tentang langkah selanjutnya, serta detail apa pun yang mungkin ingin dia ketahui tentang tindak lanjut Anda. Jika Anda harus membalas dalam jangka waktu tertentu agar jadwal Anda tetap bebas, katakan padanya dengan cara yang sopan. Jika Anda akan pergi ke luar kota selama beberapa hari setelah email tersebut, beri tahu dia bahwa Anda akan menghubunginya kembali saat Anda kembali.
Tanda tangani dengan ramah, seperti "Hormat kami," atau "Salam." Jika email Anda tidak memiliki garis tanda tangan otomatis yang memberikan detail kontak Anda, pastikan untuk memberikan nomor telepon Anda dan informasi kontak penting lainnya di bagian bawah email.
