Perangkat lunak akuntansi dirancang untuk mengotomatisasi sebagian besar proses akuntansi. Tujuannya adalah untuk membuat akuntansi lebih mudah, lebih cepat dan lebih akurat. Meskipun perangkat lunak memang memenuhi tujuannya, ada kerugian jika hanya mengandalkan teknologi untuk kebutuhan akuntansi Anda. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memahami dasar-dasar akuntansi serta cara menggunakan perangkat lunak akuntansi.
Biaya
Saat menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda harus membeli perangkat lunak dan lisensi tambahan apa pun yang diperlukan untuk pengguna dan komputer lain. Beberapa perangkat lunak mengharuskan Anda membeli peningkatan atau pembaruan untuk fitur tambahan. Anda juga harus memastikan komputer Anda mampu menjalankan perangkat lunak. Jika tidak, Anda juga perlu memutakhirkan komputer Anda.
Ketergantungan pada Komputer
Jika komputer Anda mogok atau data rusak oleh virus, Anda tidak akan dapat menggunakan perangkat lunak akuntansi sampai masalahnya diperbaiki. Ini juga berarti Anda tidak akan memiliki akses ke data yang dimasukkan sampai komputer berjalan kembali. Data Anda juga dapat rusak, artinya Anda harus memasukkan kembali informasi kecuali Anda telah mencadangkan file Anda. Selain itu, jika terjadi kegagalan daya, perangkat lunak Anda tidak akan dapat digunakan kecuali Anda menggunakan laptop bertenaga baterai.
Penipuan
Data perangkat lunak akuntansi memerlukan tingkat keamanan ekstra untuk mencegah masalah seperti penipuan dan penggelapan. Perangkat lunak memudahkan pengguna untuk mengubah data, membuat penipuan lebih mudah dilakukan. Akibatnya, ada peningkatan kebutuhan auditor internal untuk memeriksa ketidakakuratan data. Langkah-langkah keamanan juga harus diambil untuk membatasi jumlah kontrol yang dimiliki pengguna atas fitur perangkat lunak akuntansi apa pun.
Perangkat Lunak Tambahan
Sebagian besar perangkat lunak akuntansi mengharuskan Anda memiliki perangkat lunak tambahan untuk melihat laporan. Misalnya, beberapa program memungkinkan Anda mengekspor data sebagai file PDF atau spreadsheet Excel. Hal ini memungkinkan pengguna tanpa program akuntansi untuk melihat data. Namun, perangkat lunak tampilan dapat menimbulkan biaya tambahan bagi pengguna.
Kesalahan manusia
Meskipun mudah untuk menuliskan angka dengan salah, bahkan lebih mudah untuk salah mengetik angka. Memasukkan data ke dalam perangkat lunak akuntansi terlalu cepat dapat mengakibatkan kesalahan serius. Dengan program yang melakukan perhitungan, akan lebih sulit untuk melacak penyebab masalah. Spreadsheet, buku besar digital, atau buku besar tertulis membuat pelacakan lebih sederhana dan lebih cepat.
Latihan
Perangkat lunak akuntansi mengharuskan Anda meluangkan waktu untuk mempelajari cara menggunakannya. Meskipun Anda mungkin seorang akuntan berpengalaman, Anda masih perlu mempelajari apa yang dilakukan setiap tombol dan perintah menu agar dapat menggunakan perangkat lunak akuntansi secara efektif. Kurva pembelajaran ini dapat menghasilkan kesalahan yang mahal. Dalam beberapa kasus, pelatihan berbayar mungkin diperlukan untuk mempelajari cara melakukan tugas tertentu. Jika Anda tidak paham teknologi, prosesnya bisa lebih sulit.
Waktu
Banyak akuntan menemukan bahwa dibutuhkan lebih banyak waktu untuk memasukkan data ke dalam perangkat lunak akuntansi daripada menulis atau mengetiknya ke dalam spreadsheet. Karena layar langkah demi langkah, prosesnya seringkali memakan waktu lebih lama, terutama bagi mereka yang tidak sering menggunakan perangkat lunak atau masih baru menggunakan program. Jika perangkat lunak memerlukan banyak langkah untuk memasukkan data dasar, persyaratan waktu mungkin lebih besar daripada manfaat perhitungan otomatis.
