Microsoft Office 2007 menyertakan fitur untuk mengirim respons otomatis terhadap pesan yang masuk. Meskipun Microsoft Exchange Server menyertakan Asisten Di Luar Kantor, Outlook dapat mereplikasi fitur ini dengan membuat aturan dan templat email. Setiap kali Anda menerima email, Outlook membalas pengirim dengan respons otomatis. Meskipun pengirim dapat mengirim beberapa email, aturan hanya mengizinkan satu balasan. Ini mencegah pengirim menerima balasan yang sama beberapa kali.
Buat Template Balasan Otomatis
Buka Microsoft Office 2007 dan klik menu "File". Arahkan mouse Anda ke "Baru" dan klik "Pesan Email."
Klik tab "Opsi" di grup Format. Klik "Teks Biasa."
Ketik pesan yang ingin Anda kirim sebagai balasan otomatis ke dalam badan pesan.
Klik "Tombol Microsoft Office" dan klik "Simpan Sebagai." Tombol Microsoft Office terletak di bagian kiri atas pesan Anda.
Klik "Templat Outlook (*.oft)" di daftar tarik-turun "Simpan sebagai tipe".
Ketikkan nama file untuk templat pesan Anda di kotak "Nama File" dan kemudian tekan "Simpan."
Buat Aturan Balasan Otomatis
Klik "Aturan dan Peringatan" pada menu tarik-turun "Alat". Klik "Aturan Baru".
Klik "Periksa pesan ketika mereka tiba" di bawah "Mulai dari aturan kosong". Klik "Selanjutnya."
Pilih kotak centang "Hanya dikirim ke saya" di bawah "Ketentuan mana yang ingin Anda periksa?" dan pilih kondisi lain yang Anda butuhkan. Klik "Selanjutnya." Pilih "Ya" ketika ditanya apakah Anda ingin aturan ini diterapkan pada setiap pesan yang diterima.
Centang kotak "Balas menggunakan template tertentu" di bawah "Apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan tersebut?"
Lihat di bawah "Langkah 2: Edit deskripsi aturan" dan pilih "Template khusus". Klik "Templat Pengguna di Sistem File" di kotak dialog "Lihat ke dalam".
Pilih templat yang dibuat untuk respons otomatis dan klik "Buka." Klik "Selanjutnya."
Pilih pengecualian yang diinginkan untuk aturan dan klik "Berikutnya."
Ketik nama untuk aturan baru Anda di bawah "Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini" dan klik "Selesai." Aturan Anda sekarang aktif dan siap digunakan.
Tips
Microsoft Office Online menawarkan templat pesan di luar kantor gratis yang tersedia untuk diunduh.
Agar balasan otomatis terkirim, komputer Anda harus tetap menyala dan Microsoft Office 2007 harus dibiarkan terbuka.
Untuk menonaktifkan aturan, klik menu "Alat" dan klik "Aturan dan Lansiran". Hapus centang pada kotak untuk aturan yang ingin Anda nonaktifkan.
