Microsoft Outlook memungkinkan Anda membuat Grup Kontak, juga dikenal sebagai daftar distribusi atau grup email. Jika Anda secara rutin mengirim email ke grup orang yang sama, mengaturnya sebagai Grup Kontak memungkinkan Anda menghemat waktu dengan mengirim email ke grup tersebut daripada memasukkan semua alamat. Anda juga dapat membuat Grup Kontak yang berisi Grup Kontak lainnya. Dalam kebanyakan kasus, tidak ada batasan jumlah alamat email yang dapat Anda miliki di Grup Kontak.
Versi Outlook yang Lebih Lama
Outlook 2010 dan yang lebih baru tidak memiliki batasan jumlah alamat yang dapat Anda sertakan dalam Grup Kontak. Di versi sebelumnya, jumlah maksimum alamat yang dapat Anda sertakan dalam Grup Kontak bergantung pada jumlah informasi yang disimpan untuk setiap kontak. Batas yang umum adalah antara 50 dan 70 kontak, tetapi bisa serendah 25. Grup Kontak dapat berhenti bekerja jika Anda menyertakan informasi kontak tambahan untuk anggota, dalam hal ini Anda dapat membagi grup menjadi dua Grup Kontak.
Exchange dan Server Mail Lainnya
Meskipun jumlah alamat dalam Grup Kontak tidak terbatas, server email mungkin memiliki batasan. Di lingkungan perusahaan, server Microsoft Exchange mungkin memiliki ukuran maksimum untuk Grup Kontak. Di lingkungan rumah dan bisnis kecil, Penyedia Layanan Internet Anda dapat memblokir email yang berisi lebih dari jumlah alamat yang ditentukan. Selain itu, email yang berisi sejumlah besar alamat dapat ditandai atau diblokir sebagai spam oleh penyedia email penerima atau perangkat lunak klien.
Privasi dan Keterbacaan
Saat Anda mengirim email ke Grup Kontak, Outlook mengganti nama grup dengan alamat email semua orang dalam grup, sehingga semua penerima melihat alamat email semua orang. Ini mungkin memakan banyak ruang di bagian atas email, dan juga menimbulkan masalah privasi. Jika grup tersebut, misalnya, klub game dan semua anggotanya saling mengenal, ini baik-baik saja; tetapi jika anggota grup tidak saling mengenal, mengirimkan semua orang dalam grup alamat email semua orang dalam grup dapat menjadi pelanggaran privasi yang serius dan bahkan ilegal. Untuk menghindari hal ini, gunakan bidang BCC, bukan bidang TO, saat mengirim ke Grup Kontak.
Grup Kontak vs. Milis
Grup Kontak adalah cara mudah bagi satu orang untuk secara rutin mengirim email ke grup atau sekelompok orang. Namun, jika sekelompok besar orang sering perlu mengirim email satu sama lain, dan terutama jika privasi diinginkan, daftar diskusi pelanggan atau program milis adalah cara yang lebih baik, karena ini adalah program berbasis Web yang memungkinkan setiap anggota untuk mengirim email ke grup, menggunakan satu alamat email.
