Era digital telah memberi kita begitu banyak cara untuk berkomunikasi satu sama lain -- mulai dari teks hingga Skype dan sekitar selusin teknologi di antaranya. Komunikasi verbal dan tertulis memiliki tempat dalam bisnis saat ini, dan kantor yang produktif mendorong etiket dalam semua metode komunikasi. Menggunakan hanya satu atau yang lain menghambat kemampuan karyawan untuk berkomunikasi secara efektif dengan klien, pelanggan, dan kolega. Meskipun email dapat menunjukkan catatan kerja Anda yang cermat, tidak ada emotikon yang seefektif senyum tatap muka yang nyata saat Anda berbicara.
Catatan
Ada alasan mengapa email sering diangkat selama skandal pemerintah; mereka tidak hanya menunjukkan apa yang dikatakan seseorang, tetapi ketika mereka mengatakannya, jadi ketika Anda membutuhkan catatan komunikasi yang langgeng dengan seseorang, email memberi Anda jejak kertas digital. Selain itu, ingatan orang tentang percakapan dapat bervariasi dari waktu ke waktu, mereka mungkin tidak mengambil detail penting dari diskusi verbal, dan lebih mudah untuk mendukung poin Anda dalam situasi kantor ketika Anda memiliki salinan digital untuk membuktikannya. Jika seseorang menghapus email Anda atau bersikeras bahwa mereka tidak pernah menerimanya, satu-satunya catatan Anda mungkin adalah folder 'Terkirim' Anda. Email juga bisa menjadi cara yang efektif untuk melihat sejarah proyek dan siapa aset tim yang paling berharga.
Pemahaman
Komunikasi antar rekan kerja melibatkan lebih dari sekedar kata-kata. Rekan kerja Anda membaca ekspresi dan bahasa tubuh Anda, dan mencatat nada suara Anda selama percakapan. Saat Anda bertatap muka dengan seseorang, Anda menangkap isyarat ini dan itu membantu memperdalam pemahaman Anda tentang makna orang lain. Meskipun email dengan kata-kata yang baik bisa langsung dan jelas, terkadang kata-kata di layar dapat disalahartikan dan menyebabkan pelanggaran, terutama jika Anda mencoba menyindir atau humor. Ini juga dapat memakan waktu lebih sedikit untuk sekadar berjalan menyusuri lorong atau mengangkat telepon dan mendiskusikan masalah secara mendetail daripada menulis email yang panjang.
Emosi
Terkadang terlalu sulit untuk mendiskusikan situasi tertentu dengan rekan kerja, dan orang sering beralih ke email untuk mengekspresikan diri tanpa menjadi bingung. Anda punya waktu untuk memikirkan apa yang ingin Anda katakan, dan Anda dapat menyampaikan pesan itu tanpa gugup atau gagap. Anda punya waktu untuk menyusun pertanyaan atau komentar yang masuk akal. Itu bisa menjadi jalan dua arah, bagaimanapun, karena beberapa karyawan merasa lebih mudah untuk menjadi kasar, menghina atau kasar ketika mereka berkomunikasi melalui email. Ketika emosi memuncak, orang sering mengirim pesan menggunakan kata-kata yang tidak akan pernah mereka gunakan secara langsung.
Keterampilan sosial
Menulis email memungkinkan rekan kerja menghindari percakapan yang tidak nyaman atau sulit, tetapi itu tidak membantu mereka belajar mengatasi masalah secara langsung. Meskipun percakapan tatap muka terkadang terasa canggung, pengalaman akan mengurangi perasaan itu. Berbicara dengan rekan kerja membuat Anda lebih sadar akan komunikasi non-verbal Anda sendiri. Berbicara bersama menciptakan ikatan di kantor, dan itu menunjukkan rasa hormat kepada orang-orang, apakah itu pujian untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik atau peringatan untuk situasi yang tidak dapat diterima.
